INTRODUCTION:-
Microsoft Word Microsoft Office एक शक्तिशाली Software है इस Software में हम Bio data ,Resume , Latter, Application Latter , Media, Report, Easy Story तैयार कर सकते हैं इसके अलावा Word Character sentence को Find और Replace और Copy Paste , Spelling And Crammer Checking Table Envelopes And Liable Email , Merge तैयार करना Auto Shape Word Wrap इत्यादि तैयार करना और तैयार किए गए Word Art और Shape में 3D Shadow Color इत्यादि दे सकते हैं इसमें बनाए गए Document को हम Save करके Computer की
Memory Hard Disk में रख सकते हैं और Print करके Printer से निकाल सकते हैं
How To MS Word 2016
📌 Info Command क्या है?
👉 इस Command की सहायता से हम किसी भी MS Word Document की पूरी जानकारी (Information) देख सकते हैं।
👉 इसमें Document से जुड़ी Details जैसे — File Size, Created Date, Modified Date, Author Name, Permissions, Protect Option और Inspect Document की जानकारी होती है।
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✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Info Command):
🔹 Step 1:
MS Word Open करें और जिस Document की जानकारी चाहिए, वह खोलें।
🔹 Step 2:
ऊपर बाईं तरफ File Menu पर क्लिक करें।
🔹 Step 3:
अब बाएँ तरफ जो Options दिखते हैं, उनमें से सबसे ऊपर Info पर क्लिक करें।
🔹 Step 4:
अब आपको Document की सारी Information दिखाई देगी, जैसे:
Properties: Title, Tags, Categories, Author, Size, Pages, Words Count आदि।
Permissions: Document को कौन Edit या Read कर सकता है।
Protect Document: Document पर Password या Restriction लगाना।
Inspect Document: Hidden data, comments या formatting errors की जाँच।
Versions: अगर AutoRecover चालू है तो पुरानी Versions भी देख सकते हैं।
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📌 Shortcut Key for Info Command:
👉 इसका कोई Direct Shortcut Key नहीं है।
👉 लेकिन आप Alt → F → I दबाकर जल्दी से Info Screen खोल सकते हैं।
📌 New Command क्या है?
👉 इस Command की सहायता से हम MS Word में एक नई और खाली Document File खोल सकते हैं।
👉 जब आप पहले से किसी Document पर काम कर रहे हों और नया काम शुरू करना चाहें, तब इसका उपयोग होता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (New Command):
1. अपने कंप्यूटर में MS Word Open करें।
> Start Menu → Search "Word" → Enter दबाएँ
2. अब ऊपर बाईं तरफ File Menu पर क्लिक करें।
3. File Menu के अंदर आपको New का ऑप्शन मिलेगा — उस पर क्लिक करें।
4. वहाँ Blank Document चुनें।
5. अगर आपने पुरानी फाइल Save नहीं की है तो Word पूछेगा:
> “Do you want to save changes to Document1?”
6. यहाँ 3 विकल्प मिलेंगे:
Save – पुरानी फाइल सेव करके नई फाइल खोल देगा।
Don’t Save – बिना सेव किए नई फाइल खोल देगा।
Cancel – New Command को रोक देगा।
7. जैसे ही Save या Don’t Save चुनेंगे, आपके सामने नई और खाली Word Document Screen खुल जाएगी।
📌 Shortcut Key for New Command:
👉 Ctrl + N
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📌 Open Command क्या है?
👉 इस Command की सहायता से हम पहले से Save की हुई File को MS Word में Open कर सकते हैं।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Open Command):
1. MS Word खोलें और File Menu पर क्लिक करें।
2. Open पर क्लिक करें।
3. Location चुनें (This PC, Desktop, Documents आदि)।
4. जिस File को खोलना है उसे Select करें और Open दबाएँ।
5. अब Document MS Word में खुल जाएगा और आप उस पर काम कर सकते हैं।
📌 Shortcut Key for Open Command:
👉 Ctrl + O
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📌 Save Command क्या है?
👉 इस Command की सहायता से हम अपने बनाए गए Document को Save करके Computer की Secondary Memory (जैसे Hard Disk) में रख सकते हैं।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Save Command):
1. जब आप पहली बार Document Save करेंगे तो Ctrl + S दबाएँ।
2. Save As Dialog Box खुलेगा।
3. Location चुनें (Desktop, Documents आदि)।
4. File Name टाइप करें और Save as type (Word Document) चुनें।
5. Save पर क्लिक करें।
6. आगे से बदलाव Save करने के लिए सिर्फ Ctrl + S दबाना होगा।
📌 Shortcut Key for Save Command:
👉 Ctrl + S
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📌 Save As Command क्या है?
👉 इस Command की सहायता से हम एक ही Document को अलग-अलग नाम या Format (जैसे DOCX, PDF) से Save कर सकते हैं।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Save As Command):
1. F12 दबाएँ या File Menu में जाएँ और Save As चुनें।
2. नई Location चुनें।
3. नया File Name लिखें।
4. Format चुनें (जैसे Word Document, PDF)।
5. Save पर क्लिक करें।
📌 Shortcut Key for Save As Command:
👉 F12
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📌 Print Command क्या है?
👉 इस Command की सहायता से हम MS Word Document को Printer से कागज पर निकाल सकते हैं।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Print Command):
1. Ctrl + P दबाएँ या File Menu → Print पर जाएँ।
2. Printer चुनें।
3. Settings में Page Range (All / Current Page / Custom Pages) और Copies सेट करें।
4. Print Preview में Document चेक करें।
5. Print बटन दबाएँ।
📌 Shortcut Key for Print Command:
👉 Ctrl + P
📌 Share Command क्या है?
👉 इस Command की सहायता से हम अपने बनाए गए Document को दूसरों के साथ Directly Share कर सकते हैं।
👉 इसके ज़रिए Document को Email, OneDrive (Cloud), या Link के माध्यम से भेजा जा सकता है।
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✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Share Command):
🔹 Step 1:
MS Word में वह Document खोलें जिसे आप Share करना चाहते हैं।
🔹 Step 2:
ऊपर बाईं तरफ File Menu पर क्लिक करें।
🔹 Step 3:
अब बाएँ तरफ दिख रहे Options में से Share पर क्लिक करें।
🔹 Step 4:
Share Window खुल जाएगी, जिसमें कई Options होंगे:
1. Share with People (Invite People):
👉 यहाँ आप किसी का Email Address डालकर सीधे Document भेज सकते हैं।
👉 अगर Document OneDrive पर Save है तो आप Permission भी सेट कर सकते हैं (View Only / Edit)।
2. Email:
👉 Document को Attachment, PDF या XPS रूप में सीधे Outlook या किसी Email Client से भेज सकते हैं।
3. Present Online (Word के पुराने Versions में):
👉 Document को Online Presentation Mode में दिखाने का Option।
4. Get a Sharing Link (OneDrive Required):
👉 Document का Link बनाकर Share कर सकते हैं।
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📌 Shortcut Key for Share Command:
👉 MS Word में Share का कोई Direct Shortcut Key नहीं है।
👉 लेकिन आप Alt Key का उपयोग करके कर सकते हैं:
Alt → F → H (कुछ Versions में Alt → F → S) से Share Window खुलती है।
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✨ Example:
मान लीजिए आपने एक Project Report बनाई है और आपको अपने Teacher या Boss को भेजनी है —
आप File → Share → Email → Send as PDF चुनें।
इससे Document Automatically PDF बनकर आपके Email में Attach हो जाएगा।
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📌 Export Command क्या है?
👉 इस Command की सहायता से हम अपने MS Word Document को किसी दूसरे Format (जैसे PDF, XPS) में Convert करके Save कर सकते हैं।
👉 Export का मतलब होता है → फाइल को Word से बाहर किसी और फ़ॉर्मेट में ले जाना।
👉 यह Command खासकर तब काम आता है जब हमें अपनी Report/Assignment को PDF में भेजना हो ताकि कोई उसे Edit न कर सके।
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✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Export Command):
🔹 Step 1:
MS Word Document Open करें।
🔹 Step 2:
ऊपर बाईं तरफ File Menu पर क्लिक करें।
🔹 Step 3:
अब बाएँ तरफ दिख रहे Options में से Export पर क्लिक करें।
🔹 Step 4:
Export में आपको दो मुख्य Options मिलेंगे:
1. Create PDF/XPS Document
👉 Document को PDF या XPS Format में Save करने के लिए।
👉 यह Format Printing और Sharing के लिए Perfect है।
2. Change File Type
👉 Word Document को किसी दूसरे File Type (जैसे .docx से .doc, या .rtf, या Template) में बदलने के लिए।
🔹 Step 5:
अपना Option चुनें (जैसे Create PDF/XPS) → फिर Publish दबाएँ।
अब Document नए Format में Export हो जाएगा।
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📌 Shortcut Key for Export Command:
👉 Export का कोई Direct Shortcut Key नहीं है।
👉 लेकिन Alt Key से आप कर सकते हैं:
Alt → F → E दबाकर सीधे Export Menu खोल सकते हैं।
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✨ Example:
मान लीजिए आपने एक Assignment बनाई है और उसे अपने Teacher को भेजना है, लेकिन आप नहीं चाहते कि वह Edit हो सके →
File → Export → Create PDF/XPS चुनें → Save करें।
अब Assignment PDF में तैयार हो जाएगा और आसानी से Share किया जा सकता
📌 Close Command क्या है?
👉 इस Command की सहायता से हम MS Word का Current Document बंद कर सकते हैं, लेकिन Word Application चालू रहता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Close Command):
1. Ctrl + W दबाएँ या File Menu → Close पर क्लिक करें।
2. अगर Document Save नहीं किया है तो Word पूछेगा: Save / Don’t Save / Cancel।
3. Save या Don’t Save चुनने के बाद Document बंद हो जाएगा।
📌 Shortcut Key for Close Command:
👉 Ctrl + W
📌 Account Command क्या है?
👉 इस Command की सहायता से हम MS Word (और Office Suite) से जुड़े हुए User Account, Product Information और Connected Services को देख और Manage कर सकते हैं।
👉 यानी यह Command बताता है कि आपका MS Word किस Account से Sign in है और कौन-सा License (Original/Trial) Active है।
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✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Account Command):
🔹 Step 1:
MS Word Document Open करें।
🔹 Step 2:
ऊपर बाईं तरफ File Menu पर क्लिक करें।
🔹 Step 3:
अब बाएँ तरफ दिख रहे Options में से Account पर क्लिक करें।
🔹 Step 4:
अब आपके सामने Account Window खुलेगी, जिसमें 3 मुख्य भाग होते हैं:
1. User Information (Sign in/Sign out):
👉 यहाँ आप देख सकते हैं कि MS Word किस Microsoft Account से जुड़ा हुआ है।
👉 यहाँ से आप Sign in, Sign out या Switch Account कर सकते हैं।
2. Product Information:
👉 इसमें लिखा होता है कि आपने कौन-सा Version (जैसे Office 2016, Office 2019, Microsoft 365) Install किया है।
👉 साथ ही यह भी दिखाता है कि Software Activated है या नहीं।
3. Office Background और Office Theme:
👉 यहाँ से आप Word की Theme बदल सकते हैं (जैसे White, Dark Gray, Black Mode)।
👉 साथ ही आप Background Design भी बदल सकते हैं।
4. Connected Services:
👉 अगर आपने OneDrive या SharePoint जैसी Cloud Services जोड़ी हैं, तो वह यहाँ दिखेंगी।
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📌 Shortcut Key for Account Command:
👉 Direct Shortcut Key नहीं है।
👉 लेकिन Alt Key से आप कर सकते हैं:
Alt → F → D (कुछ Versions में Alt → F → C) से Account Menu खुल जाता है।
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✨ Example:
मान लीजिए आपके पास Microsoft Word है और आप चेक करना चाहते हैं कि यह Licensed Version है या Trial →
File → Account पर जाएँ → Product Information देखें।
वहाँ आपको License Status मिलेगा (जैसे "Product Activated" या "Product Needs Activation")।
📌 Options Command क्या है?
👉 Options Command का उपयोग MS Word की Settings (Settings / Preferences) को Control करने के लिए किया जाता है।
👉 यह Command हमें Word को अपनी ज़रूरत के हिसाब से Customize करने की सुविधा देती है।
यानी अगर आपको Word की Look, Spelling, Proofing, Shortcut, Save Location, Add-ins, Language आदि बदलने हैं → तो यह सब Options से किया जाता है।
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✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Options Command):
🔹 Step 1:
MS Word Document Open करें।
🔹 Step 2:
ऊपर बाईं तरफ File Menu पर क्लिक करें।
🔹 Step 3:
अब बाएँ सबसे नीचे आपको Options मिलेगा → उस पर क्लिक करें।
🔹 Step 4:
जैसे ही Options पर क्लिक करेंगे, एक Word Options Dialog Box खुलेगा।
🔹 Step 5:
यहाँ कई Sections मिलेंगे, जिनमें आप अपनी Setting बदल सकते हैं:
1. General → User Interface, Start-up Options बदलने के लिए
2. Display → Screen Display, Page Display, Status Bar Settings
3. Proofing → AutoCorrect, Spelling & Grammar Check Control
4. Save → AutoSave Location, Default File Format (.docx, .doc)
5. Language → Proofing Language और Display Language बदलने के लिए
6. Advanced → Editing Options, Cut/Copy/Paste Behavior
7. Customize Ribbon → Ribbon Menu में Buttons Add/Remove करना
8. Quick Access Toolbar → Toolbar पर Shortcut Commands जोड़ना
9. Add-ins → Extra Plugins Control करना
10. Trust Center → Security और Privacy Settings
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📌 Shortcut Key for Options Command:
👉 Direct Shortcut नहीं है।
👉 लेकिन Alt Key से आप कर सकते हैं:
Alt → F → T दबाएँ → Word Options Dialog Box खुलेगा।
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✨ Example:
मान लीजिए आपको Word का Default Save Location बदलना है:
File → Options → Save → Default File Location → Browse → New Folder चुनें → OK दबाएँ।
अब हर फाइल आपकी पसंद के Folder में Save होगी।
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📌 Exit Command क्या है?
👉 इस Command की सहायता से हम पूरे Microsoft Word Application को बंद कर सकते हैं।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Exit Command):
1. Alt + F4 दबाएँ या File Menu → Exit पर क्लिक करें।
2. अगर कोई Document Save नहीं किया गया है तो Word Save करने का Option देगा।
3. Save या Don’t Save चुनने के बाद पूरा MS Word बंद हो जाएगा।
📌 Shortcut Key for Exit Command:
👉 Alt + F4
📝 MS Word – Home Tab (Clipboard Group)
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📌 Cut Command (Ctrl + X)
👉 Definition:
इस Command की सहायता से हम किसी भी चुने गए Text या Object को उसकी जगह से हटाकर Clipboard में रख सकते हैं।
👉 Step-by-Step Process:
1. MS Word Document Open करें।
2. उस Text या Object को Select करें जिसे Cut करना है।
3. अब Home Tab → Clipboard Group → "Cut" पर क्लिक करें।
4. Selected Text हट जाएगा और Clipboard में चला जाएगा।
5. अब जहाँ चाहें, Paste Command (Ctrl + V) से वापस डाल सकते हैं।
👉 Shortcut Key: Ctrl + X
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📌 Copy Command (Ctrl + C)
👉 Definition:
इस Command की सहायता से हम चुने गए Text या Object की Copy बनाकर Clipboard में रख सकते हैं।
👉 Step-by-Step Process:
1. Document Open करें और Text Select करें।
2. Home Tab → Clipboard Group → "Copy" पर क्लिक करें।
3. Text की Copy Clipboard में Save हो जाएगी।
4. जहाँ Paste करेंगे, वहाँ Text Duplicate आ जाएगा।
👉 Shortcut Key: Ctrl + C
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📌 Paste Command (Ctrl + V)
👉 Definition:
इस Command से हम Clipboard में रखे Text या Object को Document में Insert कर सकते हैं।
👉 Step-by-Step Process:
1. पहले कोई Text/Content Cut या Copy करें।
2. Document में जहाँ Insert करना है, वहाँ Cursor रखें।
3. Home Tab → Clipboard Group → "Paste" पर क्लिक करें।
4. Clipboard का Data वहाँ Paste हो जाएगा।
👉 Shortcut Key: Ctrl + V
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📌 Format Painter
👉 Definition:
इस Command की सहायता से हम एक Text का Formatting (जैसे Bold, Font Size, Color) लेकर दूसरे Text पर Apply कर सकते हैं।
👉 Step-by-Step Process:
1. जिस Text का Formatting Copy करना है, उसे Select करें।
2. Home Tab → Clipboard Group → "Format Painter" पर क्लिक करें।
3. अब उस Text को Select करें जहाँ Formatting Apply करनी है।
4. Formatting Automatically लग जाएगी।
👉 Shortcut Key: (कोई Fixed Shortcut नहीं है, सिर्फ Mouse से Use होता है)
📝 MS Word 2016 – Home Tab (Font Group)
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📌 Bold (Ctrl + B)
👉 Definition:
इस Command से किसी Text को गाढ़ा (Thick/Dark) बनाया जाता है ताकि वह अधिक Highlight हो।
👉 Step-by-Step Process:
1. Word Document Open करें और Text Select करें।
2. Home Tab → Font Group → B (Bold) पर क्लिक करें।
3. Selected Text Bold हो जाएगा।
👉 Shortcut Key: Ctrl + B
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📌 Italic (Ctrl + I)
👉 Definition:
इस Command से Text को थोड़ा तिरछा (Slanted) कर दिया जाता है, जिससे वह Stylish दिखता है।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Font Group → I (Italic) पर क्लिक करें।
3. Text Italic हो जाएगा।
👉 Shortcut Key: Ctrl + I
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📌 Underline (Ctrl + U)
👉 Definition:
इस Command से Text के नीचे एक Line आ जाती है जिससे वह और महत्वपूर्ण दिखाई देता है।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Font Group → U (Underline) पर क्लिक करें।
3. Selected Text के नीचे Line आ जाएगी।
👉 Shortcut Key: Ctrl + U
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📌 Strikethrough
👉 Definition:
इस Command से Text के बीच में एक Line लगाई जाती है, जिससे लगे कि Text काटा गया है।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Font Group → abc (Strikethrough) पर क्लिक करें।
3. Text के बीच Line लग जाएगी।
👉 Shortcut Key: (कोई Default नहीं, Alt → H → 4 दबा सकते हैं)
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📌 Subscript (Ctrl + =)
👉 Definition:
इस Command से Text नीचे की ओर छोटा लिखा जाता है, जैसे – H₂O।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Font Group → X₂ (Subscript) पर क्लिक करें।
3. Text छोटा होकर नीचे चला जाएगा।
👉 Shortcut Key: Ctrl + =
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📌 Superscript (Ctrl + Shift + +)
👉 Definition:
इस Command से Text ऊपर की ओर छोटा लिखा जाता है, जैसे – X²।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Font Group → X² (Superscript) पर क्लिक करें।
3. Text छोटा होकर ऊपर चला जाएगा।
👉 Shortcut Key: Ctrl + Shift + +
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📌 Change Case (Shift + F3)
👉 Definition:
इस Command की सहायता से हम Text को Capital Letters, Small Letters या अन्य Styles में बदल सकते हैं।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Font Group → Aa (Change Case) पर क्लिक करें।
3. अपनी आवश्यकता अनुसार Case चुनें (Sentence case, lowercase, UPPERCASE, Capitalize Each Word, Toggle Case)।
👉 Shortcut Key: Shift + F3
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📌 Text Highlight Color
👉 Definition:
इस Command से हम Text के पीछे Color डाल सकते हैं, जैसे Marker से Highlight किया गया हो।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Font Group → Highlight Icon (Marker) पर क्लिक करें।
3. Color चुनें → Text Highlight हो जाएगा।
👉 Shortcut Key: (कोई Fixed नहीं है)
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📌 Font Color
👉 Definition:
इस Command से Text का Color बदला जा सकता है।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Font Group → A (Font Color Icon) पर क्लिक करें।
3. इच्छित Color चुनें → Text उस Color में बदल जाएगा।
👉 Shortcut Key: (Alt → H → FC)
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📌 Font Size
👉 Definition:
इस Command से Text को छोटा या बड़ा किया जा सकता है।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Font Group → Font Size Box में Number बदलें।
3. Text उसी अनुसार बड़ा या छोटा होगा।
👉 Shortcut Key:
Font Size Increase → Ctrl + Shift + >
Font Size Decrease → Ctrl + Shift + <
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📌 Font Style (Font Type)
👉 Definition:
इस Command से हम Text का Font बदल सकते हैं (जैसे Arial, Times New Roman, Calibri)।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Font Group → Font Style Dropdown पर क्लिक करें।
3. Font चुनें → Text उसी Style में बदल जाएगा।
👉 Shortcut Key: (Alt + H + FF)
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📌 Clear Formatting
👉 Definition:
इस Command से Text पर लगाए गए सभी Formatting (Bold, Italic, Color, Size आदि) हटाकर उसे Normal Text में बदला जा सकता है।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Font Group → Clear All Formatting Icon पर क्लिक करें।
3. Text Default Normal Style में बदल जाएगा।
👉 Shortcut Key: Ctrl + Spacebar
📌 Text Effects and Typography
👉 Definition:
इस Command की मदद से आप Text में Shadow, Reflection, Glow, Outline, 3D Effects आदि लगा सकते हैं ताकि वह आकर्षक (Stylish) दिखे।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Font Group → A (Text Effects & Typography) वाले Icon पर क्लिक करें।
3. Drop-down से कोई भी Effect चुनें (जैसे Shadow, Reflection)।
4. Selected Text में वह Effect लग जाएगा।
👉 Shortcut Key: कोई Direct Shortcut नहीं है (Menu से Apply करना होता है)।
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📌 Increase Font Size (Ctrl + Shift + >)
👉 Definition:
इस Command से Selected Text का Font Size एक-एक Step बढ़ाया जा सकता है।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Font Group → A↑ (Increase Font Size) पर क्लिक करें।
3. हर बार क्लिक करने पर Text का Size बढ़ता जाएगा।
👉 Shortcut Key: Ctrl + Shift + >
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📌 Decrease Font Size (Ctrl + Shift + <)
👉 Definition:
इस Command से Selected Text का Font Size एक-एक Step घटाया जा सकता है।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Font Group → A↓ (Decrease Font Size) पर क्लिक करें।
3. हर बार क्लिक करने पर Text का Size छोटा होता जाएगा।
👉 Shortcut Key: Ctrl + Shift + <
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📝 MS Word 2016 – Home Tab (Paragraph Group)
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📌 1. Bullets
👉 Definition:
इस Command से Text को Bullet Points (●, ○, ✔ आदि) में बदल सकते हैं।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text या List Select करें।
2. Home Tab → Paragraph Group → Bullets पर क्लिक करें।
3. Text के सामने Bullets लग जाएँगे।
👉 Shortcut Key: Ctrl + Shift + L
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📌 2. Numbering
👉 Definition:
इस Command से Text को Numbered List (1, 2, 3… या a, b, c…) में बदला जा सकता है।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Paragraph Group → Numbering पर क्लिक करें।
3. Text Numbered List बन जाएगा।
👉 Shortcut Key: कोई Direct नहीं (Menu से Apply करना होता है)।
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📌 3. Multilevel List
👉 Definition:
इस Command से Hierarchical (Level-wise) List बनाई जाती है।
जैसे:
1. Chapter 1
1.1 Topic 1
1.2 Topic 2
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Paragraph Group → Multilevel List पर क्लिक करें।
3. अपनी पसंद का Style चुनें।
👉 Shortcut Key: Direct नहीं (Keyboard से Tab दबाने पर Level Change होता है)।
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📌 4. Decrease Indent
👉 Definition:
Text को Left Margin की तरफ खिसकाने के लिए उपयोग होता है।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Paragraph Group → Decrease Indent (←) पर क्लिक करें।
3. Text बाएँ Margin की तरफ आ जाएगा।
👉 Shortcut Key: Ctrl + Shift + M
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📌 5. Increase Indent
👉 Definition:
Text को Right Margin की तरफ खिसकाने के लिए उपयोग होता है।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Paragraph Group → Increase Indent (→) पर क्लिक करें।
3. Text दाएँ की तरफ खिसक जाएगा।
👉 Shortcut Key: Ctrl + M
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📌 6. Sort
👉 Definition:
इस Command से Paragraphs या Words को Alphabetical या Numerical Order (Ascending/Descending) में Arrange किया जाता है।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Paragraph Group → Sort (A→Z) पर क्लिक करें।
3. Sorting Dialog Box खुलेगा → अपनी Setting चुनें।
4. OK दबाएँ।
👉 Shortcut Key: कोई Direct नहीं।
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📌 7. Show/Hide ¶ (Formatting Marks)
👉 Definition:
इस Command से Hidden Formatting Marks (जैसे Paragraph Break, Space, Tab) दिखाई देने लगते हैं।
👉 Step-by-Step Process:
1. Home Tab → Paragraph Group → ¶ (Show/Hide) पर क्लिक करें।
2. Document में सभी Formatting Marks दिखने लगेंगे।
3. दुबारा क्लिक करने से Hide हो जाएँगे।
👉 Shortcut Key: Ctrl + Shift + 8
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📌 8. Align Text Left (Ctrl + L)
👉 Definition:
Text को Left Margin पर Align करने के लिए।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Paragraph Group → Align Left पर क्लिक करें।
👉 Shortcut Key: Ctrl + L
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📌 9. Center (Ctrl + E)
👉 Definition:
Text को Page के Center में Align करने के लिए।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Paragraph Group → Center पर क्लिक करें।
👉 Shortcut Key: Ctrl + E
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📌 10. Align Right (Ctrl + R)
👉 Definition:
Text को Right Margin पर Align करने के लिए।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Paragraph Group → Align Right पर क्लिक करें।
👉 Shortcut Key: Ctrl + R
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📌 11. Justify (Ctrl + J)
👉 Definition:
इस Command से Text पूरे Page पर Equal Width में फैल जाता है (Left और Right दोनों Margin पर Set हो जाता है)।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Paragraph Group → Justify पर क्लिक करें।
👉 Shortcut Key: Ctrl + J
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📌 12. Line and Paragraph Spacing
👉 Definition:
इस Command से Lines या Paragraphs के बीच की Space Adjust की जाती है (जैसे 1.0, 1.5, 2.0)।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Paragraph Group → Line and Paragraph Spacing पर क्लिक करें।
3. अपनी पसंद की Spacing चुनें।
👉 Shortcut Key: Ctrl + 1 (Single), Ctrl + 2 (Double), Ctrl + 5 (1.5 Spacing)।
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📌 13. Shading
👉 Definition:
इस Command से Selected Text या Paragraph की Background में Color भरा जा सकता है।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Paragraph Group → Shading (Paint Bucket Icon) पर क्लिक करें।
3. कोई Color चुनें।
👉 Shortcut Key: Direct नहीं।
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📌 14. Borders
👉 Definition:
इस Command से Paragraph या Text Box के चारों ओर Border लगाया जा सकता है।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Paragraph Group → Borders पर क्लिक करें।
3. Border Style (Top, Bottom, All Borders) चुनें।
👉 Shortcut Key: Alt + H + B (Sequential Keys)
MS Word 2016 → Home Tab → Styles Group
यह Group Formatting के लिए बहुत ही Useful है, खासकर Reports, Assignments और Professional Documents बनाने में।
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📌 1. Styles (Gallery of Styles)
👉 Definition:
इस Command से आप तैयार किए गए Formatting Styles (जैसे Heading 1, Heading 2, Title, Subtitle, Quote आदि) अपने Text पर Apply कर सकते हैं।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Styles Group → किसी भी Style (Heading, Title, Quote आदि) पर क्लिक करें।
3. Text उसी Style के अनुसार Format हो जाएगा।
👉 Shortcut Key:
Ctrl + Alt + 1 → Heading 1
Ctrl + Alt + 2 → Heading 2
Ctrl + Alt + 3 → Heading 3
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📌 2. Apply Styles
👉 Definition:
इस Command से आप Quick Apply Window के जरिए कोई भी Existing Style Select कर सकते हैं।
👉 Step-by-Step Process:
1. Ctrl + Shift + S दबाएँ → Apply Styles Dialog Box खुलेगा।
2. Drop-down List से अपनी पसंद का Style चुनें।
3. Apply दबाएँ।
👉 Shortcut Key: Ctrl + Shift + S
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📌 3. Create a Style (New Style)
👉 Definition:
इस Command से आप अपनी पसंद का नया Custom Style बना सकते हैं (Font, Size, Color, Alignment सब Custom)।
👉 Step-by-Step Process:
1. Styles Group में Right-bottom Arrow (Dialog Box Launcher) पर क्लिक करें।
2. "New Style" पर क्लिक करें।
3. अपना Font, Size, Color, Alignment चुनकर Name दें।
4. OK दबाएँ।
👉 Shortcut Key: Direct नहीं (Dialog Box से बनाना पड़ता है)।
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📌 4. Clear Formatting
👉 Definition:
इस Command से Selected Text पर लगी सभी Formatting (Bold, Italic, Font Style, Color, Size आदि) हट जाती है और Text Normal हो जाता है।
👉 Step-by-Step Process:
1. Text Select करें।
2. Home Tab → Styles Group → Clear Formatting पर क्लिक करें।
👉 Shortcut Key: Ctrl + Spacebar (Character Formatting हटाने के लिए),
Ctrl + Q (Paragraph Formatting हटाने के लिए)।
MS Word 2016 → Home Tab → Editing Group
यह Group Word Document में खोजने (Find), बदलने (Replace) और चयन करने (Select) से जुड़ी Commands देता है।
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📌 1. Find (Ctrl + F)
👉 Definition:
इस Command की मदद से आप Document में कोई भी Word या Phrase Search कर सकते हैं।
👉 Step-by-Step Process:
1. Home Tab → Editing Group → Find पर क्लिक करें।
2. बाईं ओर Navigation Pane खुलेगा।
3. Search Box में Word लिखें।
4. Document में वह Word Highlight हो जाएगा।
👉 Shortcut Key: Ctrl + F
---
📌 2. Replace (Ctrl + H)
👉 Definition:
इस Command की मदद से आप किसी भी Word को Document में खोजकर उसे दूसरे Word से Replace कर सकते हैं।
👉 Step-by-Step Process:
1. Home Tab → Editing Group → Replace पर क्लिक करें।
2. "Find what" बॉक्स में पुराना Word डालें।
3. "Replace with" बॉक्स में नया Word डालें।
4. Replace या Replace All पर क्लिक करें।
👉 Shortcut Key: Ctrl + H
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📌 3. Select
👉 Definition:
इस Command से आप Document के अलग-अलग हिस्सों (जैसे Paragraph, Whole Document, Objects, Text with similar formatting आदि) को आसानी से Select कर सकते हैं।
👉 Step-by-Step Process:
1. Home Tab → Editing Group → Select पर क्लिक करें।
2. Drop-down में से Option चुनें:
Select All → पूरे Document को Select करेगा।
Select Objects → Images/Shapes आदि Select करने के लिए।
Select Text with Similar Formatting → Formatting के आधार पर Select करेगा।
Select All Text → पूरे Text को Select करेगा।
👉 Shortcut Key:
Ctrl + A → पूरे Document को Select करने के लिए।
📌 Select Objects
Definition: इस Command की सहायता से हम Document में मौजूद Shapes, Pictures, Drawings, SmartArt व अन्य graphical objects को Select कर सकते हैं (Text नहीं)।
Step-by-Step:
1. Home → Editing → Select → Select Objects चुनें।
2. Cursor Pointer बदल जाएगा (usually arrow या selection cursor)।
3. अब किसी object पर क्लिक करें → वह select होगा।
4. Multiple objects select करने के लिए किसी एक object पर क्लिक करके Ctrl दबाकर अन्य objects पर क्लिक करें, या drag करके एक selection rectangle बनाएं।
5. Select करने के बाद आप उन्हें Cut/Copy/Delete/Move कर सकते हैं।
6. Select Objects मोड बंद करने के लिए Esc दबाएँ या फिर Home → Select → Select All / Click in text area।
Shortcut: कोई single default shortcut नहीं (Menu से चुनना होता है)।
Tips:
अगर случай से text select हो रहा है तो पहले Esc दबाकर Normal मोड में लौटें।
ड्रैग-सेलेक्ट से एक साथ कई चित्र पकड़ना आसान होता है।
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📌 Select Text with Similar Formatting
Definition: इस Command की सहायता से हम Document में वे सभी हिस्से (words/phrases) एक साथ Select कर सकते हैं जिन पर एक जैसी Character-level formatting (जैसे same font, size, bold, color आदि) लागू है।
Step-by-Step:
1. Document में ऐसा कोई उदाहरण Text Select करें जिसका formatting आप match करना चाहते हैं (उदा. एक Bold, लाल रंग का शब्द)।
2. Home → Editing → Select → Select Text with Similar Formatting पर क्लिक करें।
3. Word ऑटोमैटिक तरीके से Document के उन सभी हिस्सों को Select कर देगा जिनकी formatting चुने हुए Text जैसी है।
4. अब आप उन सभी पर एक साथ कोई नया Format Apply कर सकते हैं (जैसे Font बदलना, Color हटाना या Clear Formatting)।
Shortcut: कोई direct shortcut नहीं।
Example: यदि आपने किसी वाक्यांश को Bold + Blue रखा है और आप सभी ऐसे वाक्यांश एक साथ बदलना चाहते हैं, तो यही कमांड सबसे तेज़ है।
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📌 Selection Pane
Definition: यह एक Sidebar/Panel है जो Document में मौजूद सभी objects (Shapes, Images, Text Boxes, SmartArt, Charts) की सूची दिखाता है — और आप इन्हें यहाँ से Select, Show/Hide या Arrange कर सकते हैं।
Step-by-Step:
1. Home → Editing → Select → Selection Pane पर क्लिक करें।
2. दाहिने तरफ़ एक Panel खुलेगा जिसमें Document के सभी objects की सूची (names) दिखेगी।
3. किसी object के नाम पर क्लिक करने से वह select हो जाएगा।
4. Eye-icon (या visibility toggle) पर क्लिक करके उस object को Show/Hide कर सकते हैं।
5. किसी object को ऊपर-नीचे ड्रैग करके उसके Layer order (Bring Forward / Send Backward) को बदल सकते हैं।
6. नाम पर डबल-क्लिक करके आप object का नाम बदल भी सकते हैं — यह complex documents में बहोत उपयोगी है।
Shortcut: कोई single global shortcut नहीं (Menu से खोलें)।
Tips: Selection Pane तब बहुत काम आता है जब कई overlapping images/shapes हों — यहाँ से आप जिस object को छुपाना या select करना चाहते हैं, सीधे कर सकते हैं।
Insert tab
1. Cover Page Command
👉 इसका उपयोग किसी Document के शुरुआती Page पर आकर्षक Title Page (Cover) लगाने के लिए किया जाता है।
👉 इसमें पहले से बने हुए Templates मिलते हैं (जैसे Title, Author, Date इत्यादि)।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Cover Page):
🔹 Step 1:
MS Word Open करें और ऊपर Insert Tab पर क्लिक करें।
🔹 Step 2:
Pages Group में आपको Cover Page का बटन दिखाई देगा।
🔹 Step 3:
इस पर क्लिक करते ही कई Designs (जैसे Austin, Facet, Integral आदि) मिलेंगे।
🔹 Step 4:
किसी भी Design को चुनें → वह आपके Document के पहले Page पर Insert हो जाएगा।
🔹 Step 5:
अब आप उसमें Title, Subtitle, Author Name, Date आदि लिख सकते हैं।
📌 Shortcut Key: कोई Direct Shortcut Key नहीं है।
(लेकिन Alt → N → C दबाकर भी इसे खोल सकते हैं।)
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2. Blank Page Command
👉 इसका उपयोग Document में नया खाली पेज जोड़ने के लिए किया जाता है।
👉 यह उस जगह Insert होता है जहाँ Cursor होता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Blank Page):
🔹 Step 1:
Cursor को उस जगह रखें जहाँ नया पेज डालना है।
🔹 Step 2:
Insert Tab → Pages Group → Blank Page पर क्लिक करें।
🔹 Step 3:
तुरंत एक नया खाली Page आ जाएगा।
📌 Shortcut Key:
Ctrl + Enter (यह Blank Page की तरह ही काम करता है।)
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3. Page Break Command
👉 इसका उपयोग Document में Content को अगले Page पर ले जाने के लिए किया जाता है।
👉 इससे केवल Cursor के बाद का Text अगले पेज पर चला जाता है (पूरी तरह खाली Page नहीं बनता)।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Page Break):
🔹 Step 1:
Cursor उस जगह रखें जहाँ से नया Page शुरू करना है।
🔹 Step 2:
Insert Tab → Pages Group → Page Break पर क्लिक करें।
🔹 Step 3:
उस Line से आगे का Text नए Page पर चला जाएगा।
📌 Shortcut Key:
Ctrl + Enter (यहाँ भी यही Shortcut उपयोग होता है)।
Table group
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1. Insert Table
👉 इसका उपयोग Document में Rows और Columns की Exact संख्या तय करके Table Insert करने के लिए किया जाता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि:
🔹 Step 1: Cursor उस जगह रखें जहाँ Table डालना है।
🔹 Step 2: Insert Tab → Tables Group → Table → Insert Table पर क्लिक करें।
🔹 Step 3: Dialog Box खुलेगा जिसमें आपको Enter करना होगा:
Number of Columns
Number of Rows
🔹 Step 4: OK दबाएँ → आपकी Table बन जाएगी।
📌 Shortcut: Alt → N → T → I
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2. Draw Table
👉 इसका उपयोग तब होता है जब आपको अपनी मर्ज़ी से Table Design करनी हो (जैसे Outer Border और अंदर की Lines खुद बनानी हों)।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि:
🔹 Step 1: Insert Tab → Table → Draw Table पर क्लिक करें।
🔹 Step 2: Cursor Pencil Tool बन जाएगा।
🔹 Step 3: सबसे पहले Outer Rectangle बनाइए।
🔹 Step 4: फिर अंदर Row और Column Divide करने के लिए Lines खींचें।
🔹 Step 5: Table Ready!
📌 Shortcut: Alt → N → T → D
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3. Convert Text to Table
👉 इसका उपयोग Normal Text को Table में बदलने के लिए किया जाता है।
👉 जब Text Tab, Comma या Paragraph से अलग-अलग लिखा हो, तब इसे Table में बदला जा सकता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि:
🔹 Step 1: उस Text को Select करें जिसे Table में बदलना है।
🔹 Step 2: Insert Tab → Table → Convert Text to Table पर क्लिक करें।
🔹 Step 3: Dialog Box खुलेगा, यहाँ सेट करें:
Separate Text at → Tabs / Commas / Paragraphs
Column & Row Size
🔹 Step 4: OK दबाएँ → Text Table में बदल जाएगा।
📌 Example:
Name Age City
Rahul 21 Delhi
Amit 22 Varanasi
👉 Convert करने पर यह Proper Table बन जाएगा।
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4. Excel Spreadsheet
👉 इसका उपयोग MS Word में ही Excel की तरह Editable Spreadsheet Insert करने के लिए किया जाता है।
👉 इसमें आप Formula, Sorting, AutoSum आदि Excel Features भी Use कर सकते हैं।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि:
🔹 Step 1: Insert Tab → Table → Excel Spreadsheet पर क्लिक करें।
🔹 Step 2: Document में Excel का छोटा Grid Insert हो जाएगा।
🔹 Step 3: इसमें Data Enter करें और Formula भी Use कर सकते हैं।
🔹 Step 4: बाहर क्लिक करने पर यह Normal Table बन जाएगा।
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5. Quick Tables
👉 इसमें पहले से बने हुए Ready-made Table Templates होते हैं (जैसे Calendar, Matrix, Tabular List)।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि:
🔹 Step 1: Insert Tab → Table → Quick Tables पर क्लिक करें।
🔹 Step 2: Templates की List खुलेगी।
🔹 Step 3: एक Design चुनें → वह Document में Insert हो जाएगा।
📌 Example: Calendar Quick Table → Ready-made Calendar Insert कर देगा।
जब आप Insert → Table का उपयोग करते हैं और Table डालते हैं, तो MS Word में Table Tools नाम से दो नए Tab खुलते हैं:
1. Table Design Tab
2. Layout Tab
अब मैं आपको इन दोनों का Step-by-Step पूरा विवरण देता हूँ 👇
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🟦 Table Design Tab
यह Tab Table की Look & Style बदलने के लिए होता है।
1️⃣ Table Style Options Group
Header Row → Table की पहली Row को Header के रूप में Highlight करता है।
Total Row → Table के Last में Total Row जोड़ता है।
Banded Rows → Table में Alternate Rows अलग-अलग रंग से दिखते हैं।
First Column → पहली Column को Bold करता है।
Last Column → आखिरी Column को Bold करता है।
Banded Columns → Alternate Columns अलग-अलग रंग से दिखते हैं।
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2️⃣ Table Styles Group
Table Style Gallery → अलग-अलग Ready-made Table Styles चुनना।
Shading → Table Cell का Background Color बदलना।
Borders → Borders को Add/Remove/Style बदलना।
Border Painter → Border पर Brush से Apply करना।
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🟧 Layout Tab (Table Tools का)
यह Tab Table Structure और Cells को Arrange करने के लिए होता है।
1️⃣ Table Group
Select → पूरी Table, Row, Column या Cell Select करना।
View Gridlines → Gridlines On/Off करना।
Properties → Table Properties खोलना।
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2️⃣ Rows & Columns Group
Delete → Row, Column या पूरी Table Delete करना।
Insert Above/Below → ऊपर या नीचे Row जोड़ना।
Insert Left/Right → बाईं या दाईं तरफ Column जोड़ना।
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3️⃣ Merge Group
Merge Cells → Cells को एक साथ जोड़ना।
Split Cells → एक Cell को कई Cells में तोड़ना।
Split Table → Table को दो हिस्सों में Divide करना।
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4️⃣ Cell Size Group
Distribute Rows → Rows को Equal Height करना।
Distribute Columns → Columns को Equal Width करना।
Height/Width → Cells की Exact Size सेट करना।
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5️⃣ Alignment Group
Text Alignment → Text को Top, Middle, Bottom और Left, Center, Right Align करना।
Text Direction → Text को Rotate करना (Vertical/Horizontal)।
Cell Margins → Cell के अंदर Space बदलना।
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6️⃣ Data Group
Sort → Table के Data को Sort करना।
Repeat Header Rows → Multi-page Table में Header Row को हर Page पर Repeat करना।
Convert to Text → Table को Normal Text में बदलना।
Illustration groupe
1. Pictures
👉 इसका उपयोग आपके Computer (PC/Laptop) में Save की गई Images को Document में Insert करने के लिए किया जाता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि:
🔹 Step 1: Cursor उस जगह रखें जहाँ Image डालनी है।
🔹 Step 2: Insert Tab → Illustrations Group → Pictures पर क्लिक करें।
🔹 Step 3: This Device चुनें और Computer से Image File (JPG, PNG, BMP आदि) Select करें।
🔹 Step 4: Insert बटन दबाएँ → Image Document में आ जाएगी।
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2. Online Pictures
👉 इसका उपयोग Internet से सीधे Document में Pictures Insert करने के लिए होता है।
👉 (MS Office 2013+ Versions में Bing Search/OneDrive की मदद से काम करता है)।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि:
🔹 Step 1: Insert Tab → Illustrations → Online Pictures पर क्लिक करें।
🔹 Step 2: Search Box में Picture का नाम लिखें (जैसे "Computer")।
🔹 Step 3: Search Result से Image चुनें → Insert पर क्लिक करें।
🔹 Step 4: Selected Picture Document में आ जाएगी।
---Picture Format Tab (Step by Step with Groups & Commands)
जब आप कोई Picture Insert करते हैं, तो Picture Format Tab खुलता है। इसमें निम्न Groups होते हैं:
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1️⃣ Adjust Group
Remove Background → Picture का Background हटाने के लिए।
Corrections → Brightness, Contrast, Sharpness बदलने के लिए।
Color → Picture का रंग बदलने के लिए (Recolor, Saturation, Tone)।
Artistic Effects → Special Effects (जैसे sketch, blur)।
Compress Pictures → File Size कम करने के लिए।
Change Picture → Picture को Replace करने के लिए।
Reset Picture → Picture को Original रूप में वापस लाने के लिए।
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2️⃣ Picture Styles Group
Picture Border → Border का Color/Style बदलना।
Picture Effects → Shadow, Reflection, Glow, Bevel, 3D आदि लगाना।
Picture Layout → Picture को SmartArt Layout में बदलना।
Picture Styles Gallery → Ready-made Picture Frames/Styles।
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3️⃣ Arrange Group
Position → Picture को Page पर कहाँ रखना है (Top, Bottom, Center)।
Wrap Text → Text को Picture के चारों ओर कैसे लपेटना है।
Bring Forward → Picture को ऊपर लाना।
Send Backward → Picture को पीछे भेजना।
Selection Pane → सभी Objects की List देखने के लिए।
Align → Objects को Align करना।
Group → एक से ज़्यादा Objects को Group/UnGroup करना।
Rotate → Picture को Rotate या Flip करना।
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4️⃣ Size Group
Crop → Picture को काटना/Trim करना।
Height & Width → Picture का Exact Size सेट करना।
Shape Format Tab
जब आप Insert → Shape से कोई भी Shape (Rectangle, Circle आदि) डालते हैं तो Shape Format Tab खुलता है। इसमें ये Groups होते हैं:
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1️⃣ Insert Shapes Group
Edit Shape → Shape बदलना या Modify करना।
Insert Shape Gallery → नई Shapes डालना।
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2️⃣ Shape Styles Group
Shape Fill → Shape का रंग बदलना।
Shape Outline → Outline का Color/Style/Weight बदलना।
Shape Effects → Shadow, Glow, Bevel, Reflection आदि Effects।
Quick Styles Gallery → Ready-made Styles।
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3️⃣ WordArt Styles Group (Text पर लागू होता है)
Text Fill → Text का Fill Color बदलना।
Text Outline → Text की Outline का रंग/स्टाइल बदलना।
Text Effects → Glow, Reflection, Shadow, Transform आदि।
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4️⃣ Arrange Group
Position → Page पर Shape को कहाँ रखना है।
Wrap Text → Text को Shape के चारों ओर कैसे लपेटना है।
Bring Forward / Send Backward → Shape को आगे/पीछे ले जाना।
Selection Pane → Object की List।
Align → कई Objects को Align करना।
Group → Objects को Group या UnGroup करना।
Rotate → Shape को घुमाना।
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5️⃣ Size Group
Height & Width → Shape का Size बदलना।
3. SmartArt
👉 इसका उपयोग आकर्षक Diagrams और Process Charts (Hierarchy, Cycle, Process, Relationship) बनाने के लिए किया जाता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि:
🔹 Step 1: Insert Tab → Illustrations → SmartArt पर क्लिक करें।
🔹 Step 2: SmartArt Gallery खुलेगी → यहाँ Categories दिखेंगी:
List
Process
Cycle
Hierarchy
Relationship
Matrix
Pyramid
🔹 Step 3: कोई भी Diagram चुनें और Text Boxes में Data लिखें।
🔹 Step 4: Diagram Ready हो जाएगा।
जब आप Insert → SmartArt से कोई भी SmartArt डालते हैं तो उसके लिए दो Contextual Tabs खुलते हैं:
1. SmartArt Design Tab
2. SmartArt Format Tab
मैं आपको दोनों का Step-by-Step पूरा विवरण देता हूँ।
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🟦 SmartArt Design Tab
यह Tab SmartArt की Structure और Layout बदलने के लिए होता है। इसमें ये Groups होते हैं:
1️⃣ Create Graphic Group
Add Shape → नया Box/Shape जोड़ना।
Add Bullet → Text में Bullet जोड़ना।
Promote → Shape को ऊपर के Level पर ले जाना।
Demote → Shape को नीचे के Level पर ले जाना।
Right to Left → SmartArt का Flow उल्टा करना।
Move Up → Shape को ऊपर की ओर ले जाना।
Move Down → Shape को नीचे की ओर ले जाना।
Layout → SmartArt का Layout बदलना।
---
2️⃣ Layouts Group
अलग-अलग SmartArt Layouts (जैसे List, Process, Cycle, Hierarchy, Relationship आदि) दिखते हैं।
आप एक क्लिक में Layout बदल सकते हैं।
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3️⃣ SmartArt Styles Group
SmartArt Style Gallery → Ready-made Styles।
Change Colors → SmartArt में Colors बदलना।
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4️⃣ Reset Group
Reset Graphic → SmartArt को Default (original) स्थिति में लाना।
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🟧 SmartArt Format Tab
यह Tab SmartArt के Look & Feel को बदलने के लिए होता है। इसमें Groups वही रहते हैं जैसे Shape Format में।
1️⃣ Insert Shapes Group
Insert Shape → Extra Shape जोड़ना।
Edit Shape → Shape बदलना।
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2️⃣ Shape Styles Group
Shape Fill / Outline / Effects → Shape का Look बदलना।
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3️⃣ WordArt Styles Group
Text Fill / Outline / Effects → SmartArt Text को सजाना।
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4️⃣ Arrange Group
Position, Wrap Text, Bring Forward, Send Backward, Selection Pane, Align, Group, Rotate → SmartArt Objects को Arrange करना।
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5️⃣ Size Group
Height & Width → SmartArt का Size बदलना।
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4. Chart
👉 इसका उपयोग Data को Graphical Form (Column, Line, Pie, Bar, Area आदि) में दिखाने के लिए किया जाता है।
👉 यह Excel Sheet से Linked रहता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि:
🔹 Step 1: Insert Tab → Illustrations → Chart पर क्लिक करें।
🔹 Step 2: Insert Chart Dialog Box खुलेगा → Chart Type चुनें (जैसे Pie Chart)।
🔹 Step 3: एक Excel Sheet खुलेगी → उसमें अपना Data Enter करें।
🔹 Step 4: Chart Document में Insert हो जाएगा।
1. Chart Design Tab
2. Format Tab
अब मैं आपको Chart Design Tab का Step-by-Step पूरा विवरण देता हूँ 👇
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🟦 Chart Design Tab
यह Tab सिर्फ Chart के Layout, Style और Data को Control करने के लिए होता है।
1️⃣ Type Group
Change Chart Type → Chart का प्रकार बदलना (जैसे Column, Line, Pie, Bar, Area, आदि)।
Save as Template → Chart को Template बनाना ताकि बाद में उसी Design को दोबारा उपयोग कर सकें।
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2️⃣ Data Group
Switch Row/Column → Data को Row से Column या Column से Row में बदलना।
Select Data → Chart में कौन सा Data दिखाना है, उसे चुनना।
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3️⃣ Chart Layouts Group
Add Chart Element → Title, Legend, Axis, Gridlines आदि जोड़ना।
Quick Layout → Ready-made Layout लगाना।
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4️⃣ Chart Styles Group
Chart Styles Gallery → Chart के Look के लिए अलग-अलग Styles।
Change Colors → Chart की Color Scheme बदलना।
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5️⃣ Location Group
Move Chart → Chart को Sheet से अलग New Sheet या Same Sheet में Move करना।
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🟧 Format Tab (Chart के लिए)
यह वही होता है जैसा आपने SmartArt Format Tab में देखा था (Shape Format जैसा)। इसमें होता है:
Insert Shapes Group
Shape Styles Group
WordArt Styles Group
Arrange Group
Size Group
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5. Screenshot
👉 इसका उपयोग Open Windows/Applications की Snapshot (Screen Capture) Document में Insert करने के लिए किया जाता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि:
🔹 Step 1: Insert Tab → Illustrations → Screenshot पर क्लिक करें।
🔹 Step 2: Available Windows की Thumbnail दिखाई देंगी।
🔹 Step 3: किसी Window को चुनें → उसका Snapshot Document में आ जाएगा।
🔹 Step 4: आप Screen Clipping Option से Screen का कोई भी Part Select करके भी Insert कर सकते हैं।
1. Store (Get Add-ins)
👉 इसका उपयोग Microsoft Office Store से नए Add-ins डाउनलोड और Install करने के लिए किया जाता है।
👉 Add-ins छोटे-छोटे Apps होते हैं जो Word की Power को बढ़ाते हैं।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Store):
🔹 Step 1: MS Word Open करें और Insert Tab → Add-ins Group → Store / Get Add-ins पर क्लिक करें।
🔹 Step 2: Office Add-ins Store का Dialog Box खुलेगा।
🔹 Step 3: Search Box में जिस Add-in की ज़रूरत हो (जैसे "Wikipedia" या "Translator") उसका नाम लिखें।
🔹 Step 4: Add पर क्लिक करें → Install हो जाएगा।
🔹 Step 5: अब वह Add-in आपके Word में Available होगा।
📌 Example:
Wikipedia Add-in → Directly Word में Wikipedia Search कर सकते हैं।
Translator Add-in → Text को तुरंत Translate कर सकते हैं।
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2. My Add-ins
👉 इसका उपयोग पहले से Install/Add किए गए Add-ins को Use करने के लिए किया जाता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (My Add-ins):
🔹 Step 1: Insert Tab → Add-ins → My Add-ins पर क्लिक करें।
🔹 Step 2: Installed Add-ins की List दिखाई देगी।
🔹 Step 3: कोई भी Add-in चुनें → वह Document में Use करने के लिए Ready हो जाएगा।
📌 Example:
अगर आपने पहले Translator Add-in Install किया था → तो My Add-ins से सीधे उसे Open करके Use कर सकते हैं।
Media group
1. Online Video
👉 इसका उपयोग Internet से Directly Video को Word Document में Embed करने के लिए किया जाता है।
👉 आप YouTube, Vimeo या किसी Website के Video Link डालकर उसे Document में Insert कर सकते हैं।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Online Video):
🔹 Step 1: Cursor उस जगह रखें जहाँ Video डालना है।
🔹 Step 2: Insert Tab → Media Group → Online Video पर क्लिक करें।
🔹 Step 3: एक Dialog Box खुलेगा जिसमें दो Option मिलते हैं:
Search YouTube for a video → Directly YouTube से Video Search कर सकते हैं।
Paste Embed Code → किसी भी Website/YouTube का Embed Code Copy करके यहाँ Paste कर सकते हैं।
🔹 Step 4: Video Select करें या Embed Code Paste करें।
🔹 Step 5: Insert बटन दबाएँ → Video आपके Document में Insert हो जाएगा।
📌 Note:
Video Play करने के लिए Internet Connection जरूरी है।
Document में Video Embed (Link) होकर आता है, Direct File Save नहीं होती।
Links group
1. Hyperlink
👉 इसका उपयोग किसी Text या Picture को किसी Website, File, Email Address या Document की Location से Link करने के लिए होता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Hyperlink):
🔹 Step 1: उस Text या Picture को Select करें जिस पर Link लगाना है।
🔹 Step 2: Insert Tab → Links Group → Hyperlink पर क्लिक करें।
🔹 Step 3: Dialog Box खुलेगा, इसमें विकल्प होंगे:
Existing File or Web Page → किसी File या Website Link के लिए
Place in This Document → Document के अंदर Heading या Bookmark पर जाने के लिए
Create New Document → नया Document बनाकर उससे Link करने के लिए
E-mail Address → Direct Email Link बनाने के लिए
🔹 Step 4: OK दबाएँ → Text/Picture पर Hyperlink लग जाएगा।
📌 Shortcut: Ctrl + K
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2. Bookmark
👉 इसका उपयोग Document के किसी खास Location को “Name” देकर Mark करने के लिए किया जाता है।
👉 बाद में आप उसी Bookmark पर Quickly पहुँच सकते हैं या Hyperlink/Cross-reference से Link कर सकते हैं।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Bookmark):
🔹 Step 1: Cursor उस जगह रखें जहाँ Bookmark बनाना है।
🔹 Step 2: Insert Tab → Links Group → Bookmark पर क्लिक करें।
🔹 Step 3: Bookmark Name लिखें (Space नहीं होना चाहिए)।
🔹 Step 4: Add दबाएँ → Bookmark Save हो जाएगा।
📌 Example:
अगर आपने “Chapter1” नाम से Bookmark बनाया है → तो बाद में Hyperlink या Go To (Ctrl + G) से वहाँ पहुँच सकते हैं।
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3. Cross-reference
👉 इसका उपयोग Document के अंदर किसी Heading, Figure, Table, Footnote या Bookmark का Reference (संदर्भ) देने के लिए होता है।
👉 जब आप Cross-reference Insert करते हैं, तो Word उस Item को Auto-update भी कर देता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Cross-reference):
🔹 Step 1: Cursor उस जगह रखें जहाँ Reference डालना है।
🔹 Step 2: Insert Tab → Links Group → Cross-reference पर क्लिक करें।
🔹 Step 3: Dialog Box खुलेगा → “Reference type” चुनें (जैसे Heading, Figure, Table)।
🔹 Step 4: Insert Reference to → क्या दिखाना है चुनें (Heading text, Page number, Paragraph number)।
🔹 Step 5: Insert दबाएँ → Reference आपके Document में आ जाएगा।
📌 Example:
अगर आपने Heading “Chapter 2 – Networking” बनाई है → तो Cross-reference से लिख सकते हैं:
“See Chapter 2 on page 12.”
👉 अगर बाद में Page बदल जाए तो Reference Auto-update हो जाएगा।
Comment group
1. Comment Command
👉 इससे आप Text को Highlight करके उस पर Side में अपना Note डाल सकते हैं।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Comment):
🔹 Step 1: Document खोलें और उस Text/Word/Paragraph को Select करें जिस पर Comment डालना है।
🔹 Step 2: Insert Tab → Comments Group → Comment पर क्लिक करें।
🔹 Step 3: Document के Right Side पर एक Comment Balloon खुलेगा।
🔹 Step 4: उसमें अपना Note/Suggestion लिखें।
🔹 Step 5: अब Cursor बाहर क्लिक करें → Comment Save हो जाएगा।
📌 Example:
अगर आपने Text लिखा है: “Computer is very important.”
और आपने "important" Word पर Comment Add किया → तो Side में Note दिखेगा:
👉 “Use a stronger word like ‘essential’.”
Header and footer group
1. Header
👉 इसका उपयोग Page के सबसे ऊपर (Top Margin) में Text या Information डालने के लिए किया जाता है।
👉 इसमें Title, Document Name, Chapter Name, Institute Name, Date आदि लिखा जाता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Header):
🔹 Step 1: Insert Tab → Header & Footer Group → Header पर क्लिक करें।
🔹 Step 2: Ready-made Header Designs की List खुलेगी।
🔹 Step 3: कोई Design चुनें → Cursor Page के Top Section (Header area) में चला जाएगा।
🔹 Step 4: यहाँ अपना Text/Logo/Info लिखें।
🔹 Step 5: Close Header & Footer (Esc key) दबाएँ → Document Normal Mode में आ जाएगा।
📌 Shortcut: Alt → N → H
---
2. Footer
👉 इसका उपयोग Page के सबसे नीचे (Bottom Margin) में Text या Information डालने के लिए किया जाता है।
👉 इसमें Page Number, Copyright Info, Institute Name आदि लिखा जाता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Footer):
🔹 Step 1: Insert Tab → Header & Footer Group → Footer पर क्लिक करें।
🔹 Step 2: Ready-made Footer Designs की List खुलेगी।
🔹 Step 3: कोई Design चुनें → Cursor Page के Bottom Section (Footer area) में चला जाएगा।
🔹 Step 4: अपना Text लिखें।
🔹 Step 5: Esc दबाएँ → Document Normal Mode में आ जाएगा।
📌 Shortcut: Alt → N → O
---
3. Page Number
👉 इसका उपयोग Document में Automatic Page Number डालने के लिए किया जाता है।
👉 Page Number Header (Top) या Footer (Bottom) दोनों जगह लगाया जा सकता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Page Number):
🔹 Step 1: Insert Tab → Header & Footer Group → Page Number पर क्लिक करें।
🔹 Step 2: Page Numbers की Position चुनें:
Top of Page
Bottom of Page
Page Margins
Current Position
🔹 Step 3: कोई Style चुनें → Page Numbers पूरे Document में Apply हो जाएँगे।
🔹 Step 4: Format Page Numbers Option से आप:
Number Style बदल सकते हैं (1, 2, 3 / i, ii, iii / A, B, C)
किसी Page से Numbering Start कर सकते हैं।
📌 Shortcut: Alt → N → NU
Text group
1. Text Box
👉 इसका उपयोग Document में अलग से Highlight किया हुआ Text Block Insert करने के लिए होता है।
👉 इसमें Captions, Side Notes, Quotes, या Titles लिखे जाते हैं।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि:
🔹 Insert → Text Group → Text Box पर क्लिक करें।
🔹 Ready-made Designs चुनें (जैसे Quote, Sidebar) या “Draw Text Box” से खुद Box बनाएं।
🔹 Box Document में Insert हो जाएगा → उसमें Text लिखें।
---
2. Quick Parts
👉 इसका उपयोग बार-बार उपयोग होने वाले Text/Fields (जैसे Author Name, Company Info, Document Property) को Quick Insert करने के लिए होता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि:
🔹 Insert → Text → Quick Parts पर क्लिक करें।
🔹 इसमें विकल्प मिलते हैं:
Document Property (Author, Title, Company आदि)
Field (Auto Date, Page Number, File Name, आदि)
AutoText (Saved Text Blocks)
🔹 Select करें → वह Content Insert हो जाएगा।
---
3. WordArt
👉 इसका उपयोग Attractive/Decorative Style में Text लिखने के लिए होता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि:
🔹 Insert → Text → WordArt पर क्लिक करें।
🔹 एक Style चुनें (रंगीन/3D/Text Effect वाला)।
🔹 अपना Text लिखें → वह Fancy Style में आ जाएगा।
---
4. Drop Cap
👉 इसका उपयोग Paragraph के पहले Letter को बड़ा और Stylish बनाने के लिए किया जाता है (Magazine/Book Style)।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि:
🔹 Cursor Paragraph की शुरुआत पर रखें।
🔹 Insert → Text → Drop Cap पर क्लिक करें।
🔹 Drop Cap Style चुनें:
Dropped → Text के अंदर बड़ा Letter
In Margin → Side Margin में बड़ा Letter
🔹 OK दबाएँ → पहला Letter Stylish बन जाएगा।
---
5. Signature Line
👉 इसका उपयोग Document में Digital/Handwritten Signature Line डालने के लिए होता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि:
🔹 Insert → Text → Signature Line पर क्लिक करें।
🔹 “Microsoft Office Signature Line” चुनें।
🔹 Dialog Box में Signer का नाम/पद लिखें।
🔹 OK दबाएँ → Signature Line Insert हो जाएगी।
📌 Note: इसे Digital Signature के साथ भी Use किया जा सकता है।
---
6. Date & Time
👉 इसका उपयोग Document में Current Date या Time Insert करने के लिए किया जाता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि:
🔹 Insert → Text → Date & Time पर क्लिक करें।
🔹 Format चुनें (जैसे 02 September 2025 / 02-09-25)।
🔹 OK दबाएँ → Date/Time Document में Insert हो जाएगा।
🔹 “Update Automatically” चुनेंगे → तो Date हर बार File खोलने पर Update होगी।
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7. Object
👉 इसका उपयोग Word Document में दूसरी Files (जैसे Excel Sheet, PowerPoint Slide, PDF, Image, आदि) Insert करने के लिए किया जाता है।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि:
🔹 Insert → Text → Object पर क्लिक करें।
🔹 Dialog Box खुलेगा → Options:
Create New → नई File (जैसे Excel Worksheet) Insert करना।
Create from File → पहले से Save File (जैसे PDF, PPT, Image) Insert करना।
🔹 OK दबाएँ → File Document में Insert हो जाएगी।
Symbol group
1. Equation
👉 इसका उपयोग Document में Mathematical और Scientific Equations डालने के लिए होता है।
👉 Word में पहले से ही कई Built-in Equation Templates होते हैं (जैसे Quadratic Formula, Area of Circle, Binomial Theorem)।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Equation):
🔹 Step 1: Cursor उस जगह रखें जहाँ Equation डालना है।
🔹 Step 2: Insert → Symbol Group → Equation पर क्लिक करें।
🔹 Step 3:
आपको Ready-made Equations दिखेंगी (जैसे π, E=mc² आदि)।
अगर Custom बनाना है → “Insert New Equation” चुनें।
🔹 Step 4: अब Equation Tools – Design Tab खुल जाएगा।
यहाँ Fraction, Exponent, Integral, Summation, Matrix, Brackets, Operators, आदि Insert कर सकते हैं।
📌 Shortcut Key:
Alt + = दबाकर भी सीधे Equation Insert कर सकते हैं।
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2. Symbol
👉 इसका उपयोग ऐसे Special Characters और Signs Insert करने के लिए होता है जो Keyboard से Directly Type नहीं होते (जैसे ©, ®, €, √, α, β, Ω, ∞)।
✅ Step-by-Step उपयोग विधि (Symbol):
🔹 Step 1: Cursor उस जगह रखें जहाँ Symbol डालना है।
🔹 Step 2: Insert → Symbol Group → Symbol → More Symbols पर क्लिक करें।
🔹 Step 3: Dialog Box खुलेगा जिसमें बहुत सारे Symbols दिखेंगे।
Font चुनें (जैसे Arial, Wingdings, Symbol, Cambria Math)।
Symbol Category (जैसे Mathematical Operators, Greek Letters, Currency)।
🔹 Step 4: Symbol चुनें → Insert बटन दबाएँ → Symbol Document में आ जाएगा।
📌 Shortcut Key:
कुछ Symbols के लिए Alt Code भी होता है।
जैसे:
Alt + 0176 → ° (Degree)
Alt + 0169 → © (Copyright)
Alt + 0174 → ® (Registered)
📘 MS Word – Design Tab (Step by Step Notes)
👉 Design Tab का उपयोग Document को सुंदर (Attractive) और Professional Look देने के लिए किया जाता है।
👉 इसमें 2 Groups होते हैं:
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1️⃣ Document Formatting Group
👉 इस Group का उपयोग पूरे Document की Style बदलने के लिए किया जाता है।
🔹 Commands:
1. Themes
Ready-made Designs (Font + Color + Effects) का सेट।
Example: Business, Modern, Formal आदि।
Step: Design → Themes → कोई Theme चुनें।
2. Colors
Theme के लिए अलग-अलग Color Schemes चुन सकते हैं।
Step: Design → Colors → कोई Color Palette चुनें।
3. Fonts
Document के Heading और Body के लिए अलग-अलग Font Styles।
Step: Design → Fonts → कोई Font Style चुनें।
4. Paragraph Spacing
पूरे Document की Line Spacing और Paragraph Space Control करता है।
Options: Compact, Tight, Open, Double आदि।
5. Effects
Shapes, SmartArt, Charts आदि पर Different Visual Effects लगाना।
6. Set as Default
चुने गए Theme/Font/Spacing को Default Setting बना देता है, ताकि अगली बार भी वही Style Use हो।
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2️⃣ Page Background Group
👉 इस Group का उपयोग Document के Page Background को सजाने के लिए होता है।
🔹 Commands:
1. Watermark
Page के पीछे Faded Text या Image डालने के लिए।
Example: Confidential, Draft, Sample।
Step: Design → Watermark → कोई Built-in चुनें या Custom Watermark डालें।
2. Page Color
Document का Background Color बदलने के लिए।
Step: Design → Page Color → कोई भी Color चुनें।
3. Page Borders
पूरे Page पर Decorative Border या Line डालने के लिए।
Step: Design → Page Borders → Box, Shadow, 3D, Custom Style चुनें।
Layout Tab → Page Setup Group
👉 Page Setup Group का उपयोग Document के Page की Formatting और Layout बदलने के लिए किया जाता है।
👉 इसमें Page Margins, Orientation, Size, Columns, Breaks आदि Control किए जाते हैं।
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1️⃣ Margins
Page के चारों तरफ खाली जगह (Top, Bottom, Left, Right)।
Options: Normal, Narrow, Wide, Mirrored, Custom Margins।
Step: Layout → Margins → कोई Option चुनें।
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2️⃣ Orientation
Page को Portrait (लंबवत) या Landscape (आड़ा) रूप में बदलने के लिए।
Step: Layout → Orientation → Portrait / Landscape।
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3️⃣ Size
Document Page का Size बदलने के लिए।
Options: A4, Letter, Legal, A3 आदि।
Step: Layout → Size → कोई Page Size चुनें।
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4️⃣ Columns
Text को Multiple Columns (जैसे Newspaper Style) में Divide करने के लिए।
Options: One, Two, Three, Left, Right, More Columns।
Step: Layout → Columns → कोई Option चुनें।
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5️⃣ Breaks
Document को Different Sections या Pages में Divide करने के लिए।
Types:
Page Break – अगला Content New Page से शुरू होगा।
Column Break – अगला Content New Column से शुरू होगा।
Section Breaks – Document को अलग-अलग Formatting वाले Sections में Divide करता है।
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6️⃣ Line Numbers
Document में प्रत्येक Line को Number देने के लिए।
Options: None, Continuous, Restart Each Page, Restart Each Section।
Step: Layout → Line Numbers → कोई Option चुनें।
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7️⃣ Hyphenation
लंबें शब्दों को Auto Split (हाइफ़न “-” लगाकर) करके Line में Adjust करने के लिए।
Options: None, Automatic, Manual।
Step: Layout → Hyphenation → कोई Option चुनें।
Paragraph Group
👉 इस Group का उपयोग Paragraph की Indentation और Spacing सेट करने के लिए किया जाता है।
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1️⃣ Indent (Left, Right)
Paragraph के Text को Page Margin से अंदर या बाहर करने के लिए।
Left Indent → Paragraph को Left Margin से अंदर/बाहर करता है।
Right Indent → Paragraph को Right Margin से अंदर/बाहर करता है।
📌 Step to Use:
Layout → Paragraph Group → Indent → Left / Right Value Increase या Decrease करें।
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2️⃣ Spacing (Before, After)
Paragraph के पहले और बाद की खाली जगह (Space) को Control करने के लिए।
Before → Paragraph से पहले की Space बढ़ाता/घटाता है।
After → Paragraph के बाद की Space बढ़ाता/घटाता है।
📌 Step to Use:
Layout → Paragraph Group → Spacing → Before / After Value Set करें।
Arrange Group
👉 इस Group का उपयोग Document में डाले गए Objects (Pictures, Shapes, SmartArt, Text Box आदि) की Position और Arrangement को Control करने के लिए किया जाता है।
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1️⃣ Position
Object (जैसे Picture/Shape) को Page पर किसी Fixed जगह पर रखने के लिए।
Options: Top Left, Top Center, Middle Right, Bottom Center आदि।
Step: Layout → Arrange → Position → कोई Option चुनें।
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2️⃣ Wrap Text
Text और Object को एक-दूसरे के साथ कैसे Adjust करना है, यह तय करता है।
Options: In Line with Text, Square, Tight, Through, Top & Bottom, Behind Text, In Front of Text।
Step: Layout → Wrap Text → कोई Option चुनें।
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3️⃣ Bring Forward
Object को ऊपर (Front) की ओर लाने के लिए।
Options: Bring Forward, Bring to Front।
Step: Layout → Bring Forward → कोई Option चुनें।
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4️⃣ Send Backward
Object को नीचे (Back) की ओर भेजने के लिए।
Options: Send Backward, Send to Back।
Step: Layout → Send Backward → कोई Option चुनें।
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5️⃣ Selection Pane
Document में डाले गए सभी Objects की List दिखाता है।
इससे किसी भी Object को आसानी से Select / Hide / Show किया जा सकता है।
Step: Layout → Selection Pane।
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6️⃣ Align
Objects को Page या एक-दूसरे के अनुसार Align करने के लिए।
Options: Align Left, Center, Right, Top, Middle, Bottom, Distribute Horizontally/Vertically।
Step: Layout → Align → कोई Option चुनें।
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7️⃣ Group
एक से ज्यादा Objects को एक साथ Group करने के लिए।
Group करने से वे Move / Resize एक साथ होंगे।
Options: Group, Ungroup।
Step: Layout → Group → Group / Ungroup चुनें।
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8️⃣ Rotate
Object को घुमाने (Rotate/Flip) के लिए।
Options: Rotate Right 90°, Rotate Left 90°, Flip Vertical, Flip Horizontal।
Step: Layout → Rotate → कोई Option चुनें।
References Tab → Table of Contents Group
👉 इस Group का उपयोग Document में Table of Contents (TOC) यानी Index/सामग्री-सूची बनाने, Update करने और Customize करने के लिए किया जाता है।
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1️⃣ Table of Contents
पूरे Document की Headings (Heading 1, Heading 2, Heading 3 आदि) से अपने आप एक Index (सामग्री सूची) बना देता है।
TOC से आप किसी Heading पर Direct Jump कर सकते हैं।
📌 Step to Use:
References → Table of Contents → कोई Built-in Style (Automatic/Manual) चुनें।
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2️⃣ Add Text
Document की किसी भी Heading या Subheading को TOC में शामिल करने या उसकी Level (Heading 1, 2, 3) बदलने के लिए।
Options: Level 1, Level 2, Level 3।
📌 Step to Use:
Text Select करें → References → Add Text → Level चुनें।
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3️⃣ Update Table
जब आप Document में नया Content जोड़ते हैं या Headings बदलते हैं, तब Table of Contents को Update करना पड़ता है।
Options:
Update page numbers only → केवल Page Numbers को Update करेगा।
Update entire table → पूरे Table (Headings + Page Numbers) को Update करेगा।
📌 Step to Use:
References → Update Table → Option चुनें।
Footnotes Group
👉 इस Group का उपयोग Document में Footnotes (पाद टिप्पणियाँ) और Endnotes (अंत टिप्पणियाँ) जोड़ने और Manage करने के लिए किया जाता है।
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1️⃣ Insert Footnote
Page के नीचे (Footer Area) में कोई Extra Information या Reference Note जोड़ने के लिए।
Footnote Automatically Numbered होता है (1, 2, 3 …)।
📌 Step to Use:
Cursor उस Word पर रखें → References → Insert Footnote → Page के नीचे Note लिखें।
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2️⃣ Insert Endnote
Document के बिलकुल अंत (Last Page) पर Extra Information जोड़ने के लिए।
Endnotes भी Numbered होते हैं लेकिन Document के अंत में दिखाई देते हैं।
📌 Step to Use:
Word Select करें → References → Insert Endnote → Document के End में Note लिखें।
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3️⃣ Next Footnote
Document में डाले गए Footnotes के बीच जल्दी-जल्दी Navigate करने के लिए।
इससे आप एक से दूसरे Footnote पर आसानी से जा सकते हैं।
📌 Step to Use:
References → Next Footnote → Dropdown से "Next Footnote / Next Endnote / Previous Footnote" चुनें।
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4️⃣ Show Notes
Document में डाले गए सारे Footnotes या Endnotes को एक साथ देखने के लिए।
यह सभी Notes को List की तरह दिखाता है।
📌 Step to Use:
References → Show Notes → Notes Pane खुलेगा जहाँ सभी Notes दिखेंगे।
Citations & Bibliography Group
👉 इस Group का उपयोग Research Paper, Thesis, Report या Academic Document में Sources (स्रोत), References और Bibliography जोड़ने व Manage करने के लिए किया जाता है।
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1️⃣ Insert Citation
Document में किसी Book, Article, Website, Report आदि का Reference जोड़ने के लिए।
Citation Text में दिखाई देता है (जैसे: (Sharma, 2023))।
📌 Step to Use:
References → Insert Citation → "Add New Source" → Source Details (Author, Title, Year, आदि) Fill करें → OK।
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2️⃣ Manage Sources
Document में डाले गए सभी Sources (Books, Journals, Websites) को Manage करने के लिए।
Sources को Add, Edit, Delete या Copy किया जा सकता है।
Current List (इस Document के Sources) और Master List (सभी Documents के Sources) दिखाई देती है।
📌 Step to Use:
References → Manage Sources → Dialog Box खुलेगा → Sources Manage करें।
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3️⃣ Style
Citation और Bibliography को अलग-अलग Formatting Styles में बदलने के लिए।
Common Styles:
APA (American Psychological Association)
MLA (Modern Language Association)
Chicago
IEEE
Harvard
📌 Step to Use:
References → Style Dropdown → इच्छित Style चुनें।
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4️⃣ Bibliography
Document के अंत में एक Automatic Bibliography / Works Cited / References List बना देता है।
इसमें Document में इस्तेमाल किए गए सभी Sources की Complete List होती है।
📌 Step to Use:
References → Bibliography → कोई Built-in Style (Bibliography, References, Works Cited) चुनें।
Captions Group
👉 इस Group का उपयोग Document में चित्र, तालिका, चार्ट या अन्य ऑब्जेक्ट को कैप्शन (शीर्षक/लेबल) देने और उनका Index (Table of Figures) बनाने के लिए किया जाता है।
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1️⃣ Insert Caption
किसी Picture, Table, Equation या Figure के नीचे/ऊपर उसका Title (जैसे: Figure 1: Diagram of Computer System) जोड़ने के लिए।
Caption से Figures और Tables को Proper Numbering मिलती है।
📌 Step to Use:
Object Select करें → References → Insert Caption → Caption Text टाइप करें → OK।
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2️⃣ Insert Table of Figures
Document में डाले गए सभी Captions (Figures, Tables, Equations) का एक Automatic List (Index) बनाता है।
यह बिल्कुल Table of Contents की तरह काम करता है।
📌 Step to Use:
References → Insert Table of Figures → Format और Style चुनें → OK।
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3️⃣ Update Table
अगर आपने Document में कोई नया Caption Add किया है या Existing Caption को Edit किया है तो Table of Figures को Update करने की ज़रूरत होती है।
Update करने से Table में Latest Changes दिखाई देंगे।
📌 Step to Use:
References → Update Table → Options (Update page numbers only / Update entire table) चुनें।
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4️⃣ Cross-reference
किसी Caption (जैसे Figure 2 या Table 5) को Document में कहीं भी Reference के रूप में Insert करने के लिए।
यह Auto-Link बनाता है → अगर Caption Number बदलता है तो Cross-reference भी Auto Update हो जाता है।
📌 Step to Use:
References → Cross-reference → Reference Type (Figure/Table/Equation) चुनें → Insert करें।
Index Group
👉 इस Group का उपयोग Document में Index (सूची) बनाने के लिए किया जाता है।
Index का मतलब है – Document में इस्तेमाल किए गए मुख्य शब्दों (Keywords) की Alphabetical List और उनके Page Numbers।
(जैसे किताबों के अंत में Index दिया होता है)।
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1️⃣ Mark Entry
Index बनाने के लिए सबसे पहले आपको Words/Terms को “Mark” करना होता है।
Marking के बाद Word Index Entry में जुड़ जाता है।
📌 Step to Use:
1. उस Word को Select करें जिसे Index में डालना है।
2. References → Mark Entry पर क्लिक करें।
3. Dialog Box खुलेगा → Main Entry (मुख्य शब्द) और Subentry (उप-शब्द) टाइप कर सकते हैं।
4. Mark पर क्लिक करें।
👉 अब यह Word Index में जुड़ जाएगा।
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2️⃣ Insert Index
Document के अंत (या किसी Page) पर पूरे Index की Alphabetical List Insert करने के लिए।
इसमें Marked Entries और उनके Page Numbers दिखाई देंगे।
📌 Step to Use:
1. Cursor उस जगह रखें जहाँ Index डालना है।
2. References → Insert Index पर क्लिक करें।
3. Format (Classic, Fancy, Modern आदि) चुनें → OK दबाएँ।
👉 अब Index List तैयार हो जाएगी।
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3️⃣ Update Index
अगर आपने Document में नए Words Mark किए हैं या Content की Page Numbers बदल गए हैं, तो Index को Update करना ज़रूरी है।
Update करने से Index Latest Changes के अनुसार Refresh हो जाता है।
📌 Step to Use:
1. Index पर Click करें।
2. References → Update Index पर क्लिक करें।
3. Index Updated हो जाएगा।
Table of Authorities Group
👉 इस Group का उपयोग Legal Documents (जैसे कोर्ट केस, कानून संबंधी डॉक्युमेंट) में किया जाता है।
यहाँ पर Citations (कानूनी संदर्भ) को Mark करके एक Table of Authorities (कानूनी सन्दर्भ तालिका) बनाई जाती है।
यह बिल्कुल Index की तरह काम करती है लेकिन खासतौर पर Legal References के लिए।
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1️⃣ Mark Citation
Document में किसी Legal Case, Law, या Regulation को Reference के रूप में Mark करने के लिए।
इससे वह Citation बाद में Table of Authorities में शामिल हो जाएगा।
📌 Step to Use:
1. Text (Legal Case Name/Reference) को Select करें।
2. References → Mark Citation पर क्लिक करें।
3. Dialog Box खुलेगा → Short Citation (संक्षिप्त रूप) और Long Citation (पूरा रूप) डालें।
4. Mark पर क्लिक करें।
👉 अब यह Citation Document में Mark हो जाएगा।
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2️⃣ Insert Table of Authorities
सभी Marked Citations की List और उनके Page Numbers को एक जगह (Table) Insert करने के लिए।
यह List Legal Documents में Citation Reference की तरह काम करती है।
📌 Step to Use:
1. Cursor उस जगह रखें जहाँ Table डालना है।
2. References → Insert Table of Authorities पर क्लिक करें।
3. Category और Format चुनें → OK दबाएँ।
👉 अब Table of Authorities तैयार हो जाएगी।
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3️⃣ Update Table
अगर आपने नए Citations Mark किए हैं या Document में बदलाव हुआ है, तो Table of Authorities को Update करना पड़ता है।
Update करने से Table Latest Citations और Page Numbers दिखाएगा।
📌 Step to Use:
1. Table of Authorities पर क्लिक करें।
2. References → Update Table पर क्लिक करें।
3. Table Update हो जाएगा।
Mailings Tab → Create Group
👉 इस Group का उपयोग Envelope (लिफ़ाफ़ा) और Labels (स्टिकर/पता लेबल) तैयार करने के लिए किया जाता है।
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1️⃣ Envelope
📌 उपयोग:
किसी Recipient (प्राप्तकर्ता) का पता और Sender (प्रेषक) का पता लिफाफे पर Print करने के लिए।
📌 Step to Use:
1. MS Word खोलें और Mailings Tab → Create Group → Envelope पर क्लिक करें।
2. Envelope Options Dialog Box खुलेगा।
Delivery Address (जिसे चिट्ठी भेजनी है) डालें।
Return Address (भेजने वाले का Address) डालें।
3. Options में जाकर Envelope का Size और Font बदल सकते हैं।
4. Print पर क्लिक करें → आपका Address लिफाफे पर Print हो जाएगा।
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2️⃣ Labels
📌 उपयोग:
कई Address/Names को Stickers/Labels पर Print करने के लिए।
अक्सर Courier, Invitation Cards, Product Stickers आदि में इस्तेमाल होता है।
📌 Step to Use:
1. MS Word → Mailings Tab → Create Group → Labels पर क्लिक करें।
2. Labels Dialog Box खुलेगा।
Address या Text डालें।
Options में जाकर Label का Size और Vendor (जैसे Avery, A-One आदि) चुनें।
3. New Document पर क्लिक करने से Labels एक नए Page में Grid की तरह दिखेंगे।
4. Print पर क्लिक करें → Labels तैयार हो जाएंगे।
Start Mail Merge Group
👉 इस Group का उपयोग Mail Merge Process शुरू करने के लिए होता है।
Mail Merge से आप एक ही Document (Letter, Email, Envelope, Label आदि) को कई Recipients के लिए अलग-अलग Details (Name, Address, Email आदि) के साथ तैयार कर सकते हैं।
---
1️⃣ Start Mail Merge
📌 उपयोग:
यह Command Mail Merge की प्रक्रिया शुरू करने के लिए होती है।
इसमें आप Document का प्रकार चुन सकते हैं।
📌 Step to Use:
1. MS Word खोलें → Mailings Tab → Start Mail Merge पर क्लिक करें।
2. Drop-Down Menu खुलेगा → इसमें से Document Type चुनें:
Letters (चिट्ठियाँ)
Email Messages
Envelopes
Labels
Directory
Step by Step Mail Merge Wizard (सबसे आसान विकल्प)
👉 इससे आपका Document Mail Merge के लिए तैयार हो जाता है।
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2️⃣ Select Recipients
📌 उपयोग:
इस Command से आप तय करते हैं कि किस-किस Recipient को Document भेजना है।
इसमें Data Source (जैसे Excel File, Access Database, Outlook Contacts या New List) चुनते हैं।
📌 Step to Use:
1. Mailings Tab → Select Recipients पर क्लिक करें।
2. तीन विकल्प मिलेंगे:
Type a New List → नई Recipients List बनाना।
Use an Existing List → Excel/Database से List चुनना।
Choose from Outlook Contacts → Outlook Contacts का उपयोग करना।
👉 अब Document Recipients Data से जुड़ जाएगा।
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3️⃣ Edit Recipient List
📌 उपयोग:
इस Command से आप चुनी हुई Recipients List को Modify (बदल) सकते हैं।
आप तय कर सकते हैं कि किसे Mail Merge Document भेजना है और किसे नहीं।
📌 Step to Use:
1. Mailings Tab → Edit Recipient List पर क्लिक करें।
2. Dialog Box खुलेगा → इसमें आप:
Recipients को Select/Unselect कर सकते हैं।
Sorting (A-Z, Z-A) कर सकते हैं।
Filters (जैसे सिर्फ़ Varanasi वाले Students) लगा सकते हैं।
Fields Edit कर सकते हैं
👉 इससे Final Recipient List तैयार हो जाती है।
Write & Insert Fields Group
👉 यह Group Mail Merge Process में इस्तेमाल होने वाले Fields को Insert करने के लिए होता है।
इससे आप Recipients List (जैसे Name, Address, City, Pin Code आदि) को अपने Document में Auto Insert कर सकते हैं।
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1️⃣ Highlight Merge Fields
📌 उपयोग:
यह Command Document में Insert किए गए सभी Merge Fields को Highlight (पीले रंग) कर देता है।
इससे आसानी से पता चलता है कि Document में Data कहाँ-कहाँ Merge होगा।
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2️⃣ Address Block
📌 उपयोग:
Recipient का पूरा Address (Name, Street, City, State, Pin Code) एक साथ Insert करने के लिए।
📌 Step:
1. Cursor को उस जगह रखें जहाँ Address चाहिए।
2. Mailings Tab → Address Block पर क्लिक करें।
3. Dialog Box खुलेगा → Address Format चुनें।
4. OK दबाएँ → पूरा Address एक Field की तरह Insert हो जाएगा।
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3️⃣ Greeting Line
📌 उपयोग:
Recipient के लिए Greeting (जैसे “Dear Mr. Sharma,” या “Respected Madam,”) Insert करने के लिए।
📌 Step:
1. Cursor को Greeting Line की जगह रखें।
2. Greeting Line पर क्लिक करें।
3. Dialog Box से Greeting Format चुनें (जैसे Dear, To आदि)।
4. OK दबाएँ → Greeting Auto Insert हो जाएगी।
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4️⃣ Insert Merge Fields
📌 उपयोग:
Specific Field (जैसे First Name, Last Name, City, Email) को Document में Insert करने के लिए।
📌 Step:
1. Cursor उस जगह रखें जहाँ Field चाहिए।
2. Insert Merge Field पर क्लिक करें।
3. अपनी Recipient List से कोई Field चुनें → वो जगह पर Insert हो जाएगी।
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5️⃣ Rules
📌 उपयोग:
Mail Merge में Logical Conditions (IF…THEN…ELSE) लगाने के लिए।
जैसे अगर Gender = Male है तो "Dear Mr." दिखे, अगर Female है तो "Dear Ms." दिखे।
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6️⃣ Match Fields
📌 उपयोग:
Data Source (Excel या Database) के Fields को Word के Standard Fields (Name, Address, City) से Match करने के लिए।
अगर Data Source में Column Name अलग है (जैसे “Full_Name” instead of “First Name”), तो इसे यहाँ Match किया जाता है।
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7️⃣ Update Labels
📌 उपयोग:
जब आप Labels Mail Merge में उपयोग कर रहे हों, तब यह Command सभी Labels में Insert किए गए Merge Fields को Update कर देता है।
यानी एक Label में किए गए Change बाकी Labels पर भी लागू हो जाते हैं।
Preview Results Group
👉 इस Group का उपयोग Mail Merge Document को Final Merge करने से पहले Preview और Check करने के लिए किया जाता है।
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1️⃣ Preview Results
📌 उपयोग:
इस Command से आप देख सकते हैं कि Merge Fields (जैसे Name, Address आदि) Recipient List से Real Data में कैसे बदलेंगे।
On/Off करके आप Document को “Field Code” और “Actual Result” दोनों रूपों में देख सकते हैं।
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2️⃣ Find Recipient
📌 उपयोग:
Recipient List (Excel, Access, आदि) में से किसी Specific Record को जल्दी से खोजने के लिए।
Example: अगर आपकी List में 500 Names हैं और आपको सिर्फ "Ramesh Kumar" का Record देखना है, तो Find Recipient से तुरंत मिल जाएगा।
📌 Step:
1. Mailings Tab → Find Recipient पर क्लिक करें।
2. Search Box में Recipient का नाम या Detail लिखें।
3. Word उस Record पर Jump कर देगा।
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3️⃣ Check for Errors
📌 उपयोग:
Mail Merge Process को Final करने से पहले Errors को Detect करने के लिए।
Example: कोई Field Missing है, गलत Formula/Rule लगा है, Data Source Properly Connect नहीं हुआ है — यह सब Error Check कर लेता है।
📌 इसमें तीन Options मिलते हैं:
1. Simulate the Merge → बिना Print किए Errors दिखाता है।
2. Complete the Merge → पूरे Merge Process को Run करके Errors Check करता है।
3. Print Document → Print Preview के साथ Errors को Check करता है।
Finish Group
👉 यह Group Mail Merge Process का Final Step है। यहाँ से आप अपने Merged Document को Print, Individual Document या Email में बदल सकते हैं।
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1️⃣ Finish & Merge
📌 यह Command Mail Merge को पूरा करने के लिए इस्तेमाल होती है।
📌 इसमें 3 मुख्य Options होते हैं:
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🔹 (a) Edit Individual Documents
इससे एक नया Word Document बनता है जिसमें Recipient List के सभी Records अलग-अलग Pages में Merge होकर आ जाते हैं।
Example: अगर आपकी List में 50 लोगों के नाम हैं तो Word एक नया Document बनाएगा जिसमें 50 Pages होंगे और हर Page पर अलग Data होगा।
आप इस Document को Save, Edit या Later Print कर सकते हैं।
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🔹 (b) Print Documents
Directly सभी Merged Records को Printer पर भेज देता है।
इसमें आप चुन सकते हैं:
All (सभी Records Print होंगे)
Current Record (सिर्फ वही Record Print होगा जिस पर Cursor है)
From – To (Specific Range, जैसे 1 से 10 Records Print होंगे)
---
🔹 (c) Send Email Messages
अगर आप Email Merge करना चाहते हैं तो यह Option Use करते हैं।
इसमें Recipient List में Email ID Field होना ज़रूरी है।
Step:
1. To → Email Field Select करें।
2. Subject Line डालें।
3. Mail Format चुनें (HTML, Plain Text आदि)।
4. OK करें → सभी Recipients को Automatically Email चला जाएगा।
Review Tab → Proofing Group
👉 इस Group का उपयोग Document की Spelling, Grammar और Words को सही करने, Synonyms ढूँढने और Word Count देखने के लिए किया जाता है।
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1️⃣ Spelling & Grammar
📌 उपयोग:
Document में Spelling Mistakes और Grammar Errors को Check करने के लिए।
Error वाले Words/Lines को Highlight करके Suggestions देता है।
आप Suggestion को Accept, Ignore या Dictionary में Add कर सकते हैं।
📌 Shortcut Key → F7
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2️⃣ Thesaurus
📌 उपयोग:
किसी Word के Synonyms (अर्थ समान शब्द) और Antonyms (विलोम शब्द) खोजने के लिए।
Document को बेहतर बनाने के लिए Alternative Words Suggest करता है।
📌 Step:
1. जिस Word को Change करना है उसे Select करें।
2. Review Tab → Thesaurus पर Click करें।
3. Right Side Pane में Synonyms दिखाई देंगे।
📌 Shortcut Key → Shift + F7
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3️⃣ Word Count
📌 उपयोग:
Document के Words, Characters, Paragraphs, Pages आदि की गिनती बताता है।
Spaces और बिना Spaces दोनों तरह के Characters की गिनती करता है।
📌 Step:
1. Review Tab → Word Count पर Click करें।
2. Dialog Box में Details दिखाई देंगी।
Pages
Words
Characters (With/Without Spaces)
Paragraphs
Lines
📌 Shortcut Key → Ctrl + Shift + G
Insights Group
👉 इस Group में केवल Smart Lookup Command होती है।
👉 इसका उपयोग Document के अंदर किसी Word/Topic की ऑनलाइन जानकारी प्राप्त करने के लिए किया जाता है।
---
1️⃣ Smart Lookup
📌 उपयोग:
किसी भी Word या Phrase का Meaning, Definition, Wikipedia Info, Images, और Related Web Results सीधे Word में देखने के लिए।
यह Bing Search Engine का उपयोग करता है।
📌 Step-by-Step:
1. जिस Word या Phrase की जानकारी चाहिए उसे Select करें।
2. Review Tab → Smart Lookup पर Click करें।
3. दाईं ओर (Right Pane) में Insights Window खुलेगी।
4. यहाँ आपको उस Word से संबंधित:
Definitions
Wikipedia Articles
Top Web Results
Related Images दिखाई देंगे।
📌 Shortcut:
Select Word → Right Click → Smart Lookup
Language Group
👉 इस Group का उपयोग Document की Language से संबंधित Features को Control करने के लिए किया जाता है।
👉 इसमें मुख्यतः Translate और Language (Set Proofing Language) Commands होते हैं।
---
1️⃣ Translate
📌 उपयोग:
Selected Word, Sentence या पूरे Document को एक Language से दूसरी Language में Translate करने के लिए।
Translation Pane खोलकर Result दिखाता है।
📌 Step:
1. जिस Text को Translate करना है, उसे Select करें।
2. Review Tab → Translate पर Click करें।
3. विकल्प मिलेंगे:
Translate Selection → केवल Selected Text Translate होगा।
Translate Document → पूरा Document Translate होकर Browser में खुलेगा।
4. Right Side Pane में From Language और To Language चुनें।
5. Translate Result दिखाई देगा।
---
2️⃣ Language (Set Proofing Language)
📌 उपयोग:
Document या Selected Text की Proofing Language (Spelling & Grammar Check Language) सेट करने के लिए।
Word को बताता है कि किस Language में Spelling/Grammar Check करनी है।
📌 Step:
1. Text Select करें (यदि पूरे Document के लिए Language सेट करनी है तो कुछ भी Select न करें)।
2. Review Tab → Language → Set Proofing Language पर Click करें।
3. Dialog Box खुलेगा, इसमें Language चुनें।
4. Option:
Do not check spelling or grammar (यदि आप चाहते हैं कि उस Language पर Check न हो)।
Detect language automatically (Word खुद से Language पहचान ले)।
Comments Group
👉 इस Group का उपयोग Document में Comments जोड़ने, देखने, हटाने और Navigate करने के लिए किया जाता है।
👉 यह फीचर खासकर Team Work / Review Work में Helpful होता है।
---
1️⃣ New Comment
📌 उपयोग:
किसी Word, Line या Paragraph पर Suggestion या Note लिखने के लिए।
📌 Step:
1. Text Select करें।
2. Review Tab → New Comment पर Click करें।
3. दाईं ओर Margin में Comment Box खुल जाएगा → यहाँ अपना Note लिखें।
---
2️⃣ Delete
📌 उपयोग:
बनाए गए Comment को हटाने के लिए।
📌 Step:
1. जिस Comment को हटाना है, उस पर Click करें।
2. Review Tab → Delete चुनें।
3. Option मिलते हैं:
Delete → सिर्फ Selected Comment हटेगा।
Delete All Comments in Document → पूरे Document के सारे Comments हट जाएंगे।
---
3️⃣ Previous
📌 उपयोग:
Document में पिछले Comment पर जाने के लिए।
📌 Step:
1. Review Tab → Previous पर Click करें।
2. Cursor पिछले Comment पर चला जाएगा।
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4️⃣ Next
📌 उपयोग:
Document में अगले Comment पर जाने के लिए।
📌 Step:
1. Review Tab → Next पर Click करें।
2. Cursor अगले Comment पर चला जाएगा।
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5️⃣ Show Comments
📌 उपयोग:
Document में जो Comments जोड़े गए हैं उन्हें Show / Hide करने के लिए।
📌 Step:
1. Review Tab → Show Comments पर Click करें।
2. Right Side में Comments Pane Open होगा → जहाँ सारे Comments List के रूप में दिखेंगे।
Tracking Group
👉 इस Group का उपयोग Document में होने वाले सभी Changes (Editing, Formatting, Comments) को Track करने, Display करने और Review करने के लिए किया जाता है।
👉 यह फीचर Team Work, Review Work और Document Approval Process में बहुत काम आता है।
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1️⃣ Track Changes
📌 उपयोग:
जब यह On होता है, तो Document में होने वाले हर Editing (जैसे Text Add, Delete, Format Change) को Track करता है।
📌 Step:
1. Review Tab → Track Changes पर Click करें।
2. अब से होने वाले सारे Changes अलग रंग में Show होंगे।
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2️⃣ Display Modes
👉 Document में Changes देखने के लिए अलग-अलग View मिलते हैं:
1. All Markup
सभी Changes (Insertions, Deletions, Formatting, Comments) को दिखाता है।
2. Simple Markup
केवल Final Text दिखाता है और जहाँ Change हुआ है वहाँ Red Line (Markup Indicator) दिखाता है।
3. No Markup
Document Final Version की तरह दिखता है (कोई Markup/Change Visible नहीं होगा)।
4. Original
Document Editing से पहले जैसा था वैसा ही Show करता है।
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3️⃣ Show Markup (Dropdown Options)
📌 यह Control करता है कि आप कौन-कौन से Markups देखना चाहते हैं:
Comments → केवल Comments Show/Hide करता है।
Ink → Ink Annotations (Stylus/Touch से लिखी चीजें) Show/Hide करता है।
Insertions and Deletions → Add/Delete हुए Words दिखाता है।
Formatting → Formatting Changes (Font, Style, Color) Show करता है।
Balloons → Comments/Changes को Right Margin में Balloon Style में Show करता है।
Specific People → केवल किसी Particular Author के Changes Show करता है।
Highlight Updates → Recent Changes को Highlight करके Show करता है।
Other Authors → बाकी Authors के Changes Show/Hide करता है।
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4️⃣ Reviewing Pane
📌 उपयोग:
सारे Changes और Comments को एक List में देखने के लिए।
📌 Step:
1. Review Tab → Reviewing Pane चुनें।
2. Left Side या Bottom में एक Pane खुलेगा → यहाँ सारे Changes Sequential List में दिखेंगे।
Changes Group
👉 इस Group का उपयोग Document में किए गए Changes को Review करने, Accept/Reject करने और उनके बीच Navigate करने के लिए किया जाता है।
👉 यह फीचर खासकर तब काम आता है जब Track Changes ON होता है और किसी Document को Finalize करना होता है।
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1️⃣ Accept
📌 उपयोग:
किसी Change (जैसे नया Text, Delete किया हुआ Text, Formatting) को Document का हिस्सा बनाने के लिए।
📌 Step:
1. जिस Change को आप रखना चाहते हैं उस पर Cursor रखें।
2. Review Tab → Accept पर Click करें।
3. Options मिलते हैं:
Accept and Move to Next
Accept This Change
Accept All Changes Shown
Accept All Changes in Document
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2️⃣ Reject
📌 उपयोग:
किसी Change को Remove करने और Document को उसके Original रूप में Restore करने के लिए।
📌 Step:
1. Change पर Cursor रखें।
2. Review Tab → Reject पर Click करें।
3. Options:
Reject and Move to Next
Reject This Change
Reject All Changes Shown
Reject All Changes in Document
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3️⃣ Previous
📌 उपयोग:
Document में किए गए Previous (पिछले) Change पर जाने के लिए।
📌 Step:
Review Tab → Previous Click करें → Cursor पिछले Change पर पहुँच जाएगा।
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4️⃣ Next
📌 उपयोग:
Document में किए गए Next (अगले) Change पर जाने के लिए।
📌 Step:
Review Tab → Next Click करें → Cursor अगले Change पर पहुँच जाएगा।
Compare Group
👉 इस Group का उपयोग तब किया जाता है जब हमें दो या अधिक Documents की तुलना करनी हो या उन्हें Merge करना हो।
👉 इसमें दो मुख्य Commands होते हैं: Compare और Combine।
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1️⃣ Compare
📌 उपयोग:
यह Command दो Documents की तुलना (Comparison) करता है।
Original Document और Revised Document के बीच क्या-क्या Changes हुए हैं, यह दिखाता है।
📌 Step-by-Step:
1. Review Tab → Compare Group → Compare पर Click करें।
2. Compare Documents Window खुलेगी।
3. यहाँ दो Documents Select करें:
Original Document
Revised Document
4. OK दबाएँ।
5. MS Word एक नया Document खोलेगा जिसमें सभी Differences (Insertions, Deletions, Formatting Changes) Highlight होंगे।
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2️⃣ Combine
📌 उपयोग:
जब एक ही Document को कई Authors ने Edit किया हो, तो उनके सभी Changes को एक ही Document में Merge करने के लिए।
📌 Step-by-Step:
1. Review Tab → Compare Group → Combine पर Click करें।
2. Combine Documents Window खुलेगी।
3. दो Versions Select करें:
Original Author’s Document
Revised Author’s Document
4. OK दबाएँ।
5. MS Word एक नया Document बनाएगा जिसमें सभी Authors के Changes और Comments एक साथ दिखाई देंगे।
Protect Group
👉 इस Group का उपयोग Document की Security और Editing Control करने के लिए किया जाता है।
👉 इसमें मुख्यतः 2 Commands होती हैं: Block Authors और Restrict Editing।
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1️⃣ Block Authors
📌 उपयोग:
जब आप किसी Document को दूसरों के साथ Share करते हैं (खासतौर पर Online / OneDrive / SharePoint पर),
तो इस Option से आप किसी Author को Document के किसी हिस्से पर Edit करने से रोक सकते हैं।
Blocked Area पर Lock Symbol दिखाई देता है।
📌 Step-by-Step:
1. Document को OneDrive या SharePoint पर Save करें।
2. जिस Text/Section को Protect करना है, उसे Select करें।
3. Review Tab → Protect Group → Block Authors पर Click करें।
4. अब वह Section दूसरों द्वारा Edit नहीं किया जा सकेगा।
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2️⃣ Restrict Editing
📌 उपयोग:
Document में Editing, Formatting और Access Control लगाने के लिए।
आप Control कर सकते हैं कि Reader सिर्फ Read कर सके या Limited Editing कर पाए।
📌 Step-by-Step:
1. Review Tab → Protect Group → Restrict Editing पर Click करें।
2. Right Side में Restrict Editing Pane खुलेगा।
3. यहाँ 3 Sections होंगे:
Formatting restrictions → कौन-सा Formatting Allow है, तय कर सकते हैं।
Editing restrictions →
No changes (Read Only)
Tracked changes
Comments
Filling in forms
Start enforcement → Password लगाकर Restriction लागू कर सकते हैं।
4. Yes, Start Enforcing Protection पर Click करें और Password डालें।
View Tab → View Group
👉 इस Group का उपयोग Document को अलग-अलग View Modes में देखने के लिए किया जाता है।
👉 इसमें कई Commands होती हैं: Read Mode, Print Layout, Web Layout, Outline, Draft।
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1️⃣ Read Mode
📌 उपयोग:
Document को Reading Friendly Mode में खोलने के लिए।
इसमें Editing Option Limited होते हैं।
Text Automatically Screen Size के अनुसार Adjust हो जाता है।
📌 Step:
View Tab → View Group → Read Mode
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2️⃣ Print Layout
📌 उपयोग:
यह Default Mode है।
Document वैसा ही दिखता है जैसा Print में निकलेगा।
Page Borders, Margins, Header, Footer, Page Break आदि सब दिखाई देते हैं।
📌 Step:
View Tab → View Group → Print Layout
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3️⃣ Web Layout
📌 उपयोग:
Document को Web Page Format में देखने के लिए।
इसमें Page Borders या Margins नहीं दिखते।
यह Online Publishing के लिए Helpful है।
📌 Step:
View Tab → View Group → Web Layout
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4️⃣ Outline
📌 उपयोग:
Document के Structure (Headings, Subheadings) को देखने और Arrange करने के लिए।
लंबा Document आसानी से Organize किया जा सकता है।
📌 Step:
View Tab → View Group → Outline
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5️⃣ Draft
📌 उपयोग:
Document को Fast Editing के लिए Simple Layout में दिखाता है।
इसमें Headers, Footers, और कुछ Formatting नहीं दिखती।
📌 Step:
View Tab → View Group → Draft
Show Group
👉 इस Group का उपयोग Document में Extra Tools (Ruler, Gridlines, Navigation Pane) को On/Off करने के लिए किया जाता है।
👉 ये Tools Document Editing और Formatting को आसान बनाते हैं।
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1️⃣ Ruler
📌 उपयोग:
Document में Horizontal और Vertical Ruler दिखाने के लिए।
यह Margin, Indent और Tab Stops सेट करने में मदद करता है।
📌 Step:
View Tab → Show Group → Ruler (Tick Box On/Off)
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2️⃣ Gridlines
📌 उपयोग:
Page पर हल्की-हल्की Grid Lines दिखाता है।
यह Shapes, Pictures, Charts आदि को Proper Alignment देने में मदद करता है।
📌 Step:
View Tab → Show Group → Gridlines (Tick Box On/Off)
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3️⃣ Navigation Pane
📌 उपयोग:
Document के Left Side में एक Pane खोलता है।
इसमें आप 3 चीज़ें कर सकते हैं:
1. Headings View → Document Structure को आसानी से Navigate करें।
2. Page View → Page Thumbnails से Page पर Jump करें।
3. Search Result → किसी Word/Text को Search करें।
📌 Step:
View Tab → Show Group → Navigation Pane (Tick Box On/Off)
Zoom Group
👉 इस Group का उपयोग Document को अलग-अलग Zoom Level पर देखने के लिए किया जाता है।
👉 यह केवल Display/Viewing को बदलता है, Document की Printing या Actual Size पर असर नहीं डालता।
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1️⃣ Zoom
📌 उपयोग:
Custom Zoom Percentage सेट करने के लिए।
आप 10% से 500% तक Zoom कर सकते हैं।
📌 Step:
View Tab → Zoom Group → Zoom → एक Dialog Box खुलेगा → Zoom Percentage चुनें।
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2️⃣ 100%
📌 उपयोग:
Document को उसकी Actual Size (Normal View) में दिखाता है।
अगर आपने Zoom In/Out किया है, तो यह Reset कर देता है।
📌 Step:
View Tab → Zoom Group → 100%
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3️⃣ One Page
📌 उपयोग:
Screen पर पूरा एक Page Fit करके दिखाता है।
Scrolling कम हो जाती है।
📌 Step:
View Tab → Zoom Group → One Page
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4️⃣ Multiple Pages
📌 उपयोग:
Screen पर एक साथ कई Pages (2 या ज्यादा) Side by Side दिखाता है।
लंबे Document को जल्दी Review करने के लिए उपयोगी।
📌 Step:
View Tab → Zoom Group → Multiple Pages → Mouse से Pages Count चुनें।
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5️⃣ Page Width
📌 उपयोग:
Document का Page Screen की Width के हिसाब से Fit हो जाता है।
खासकर Editing या Table Formatting के समय उपयोगी।
📌 Step:
View Tab → Zoom Group → Page Width
Window Group
👉 इस Group का उपयोग एक ही समय में कई Windows/Documents पर काम करने और उन्हें Manage करने के लिए किया जाता है।
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1️⃣ New Window
📌 उपयोग:
वर्तमान Document की नई Window खोलता है।
दोनों Window में एक ही File खुली होगी, और किसी भी Window में किया गया Change दूसरी में भी दिखेगा।
📌 Step:
View Tab → Window Group → New Window
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2️⃣ Arrange All
📌 उपयोग:
खुली हुई सभी Document Windows को एक साथ Screen पर Arrange करता है।
Multi-Tasking और Compare करने में आसान।
📌 Step:
View Tab → Window Group → Arrange All
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3️⃣ Split
📌 उपयोग:
एक ही Document Window को दो भागों में Split कर देता है।
ऊपर और नीचे दोनों भागों में Document का अलग-अलग हिस्सा देखा और Edit किया जा सकता है।
📌 Step:
View Tab → Window Group → Split
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4️⃣ View Side by Side
📌 उपयोग:
दो Document को Screen पर Side by Side (एक साथ) Compare करने के लिए।
📌 Step:
दो Documents Open करें → View Tab → Window Group → View Side by Side
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5️⃣ Synchronous Scrolling
📌 उपयोग:
अगर आप View Side by Side Mode में हैं, तो दोनों Documents को एक साथ Scroll करने के लिए।
इससे Compare करना और आसान हो जाता है।
📌 Step:
View Side by Side Mode → View Tab → Window Group → Synchronous Scrolling
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6️⃣ Reset Window Position
📌 उपयोग:
Side by Side View में अगर Window Position बिगड़ जाए, तो इसे Default Position में Reset करने के लिए।
📌 Step:
View Tab → Window Group → Reset Window Position
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7️⃣ Switch Windows
📌 उपयोग:
जब कई Documents खुले हों, तो किसी एक Document पर जल्दी Switch करने के लिए।
Dropdown List से File का नाम चुन सकते हैं।
📌 Step:
View Tab → Window Group → Switch Windows → Document चुनें।
Macros Group
👉 इस Group का उपयोग Macros (यानी बार-बार होने वाले काम को Record करके उन्हें Automation से दोहराने) के लिए किया जाता है।
Macros आपके Time और Effort को बचाते हैं।
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1️⃣ Macros Command
📌 इसमें 3 Main Options होते हैं:
🔹 (a) View Macros
पहले से बनाए गए Macros को देखने के लिए।
आप Macro को Run, Edit या Delete कर सकते हैं।
📌 Step:
View Tab → Macros Group → Macros → View Macros
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🔹 (b) Record Macro
नया Macro बनाने और Record करने के लिए।
आप जो भी Keyboard Actions/Commands करते हैं, वो Macro में Save हो जाते हैं।
Macro को Name देना होता है और आप इसे Button या Keyboard Shortcut से Run कर सकते हैं।
📌 Step:
View Tab → Macros Group → Macros → Record Macro
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🔹 (c) Pause Recording
Macro Record करते समय बीच में Recording रोकने के लिए।
फिर से Resume किया जा सकता है।
📌 Step:
View Tab → Macros Group → Macros → Pause Recording
