1. Conditional Formatting क्या है?
Conditional Formatting का अर्थ है डेटा के आधार पर स्वचालित रूप से स्वरूप बदलना। उदाहरण के लिए, यदि किसी सेल का मान एक निश्चित सीमा से अधिक या कम होता है, तो आप उसे विशेष रंग, बॉर्डर, या फॉन्ट के माध्यम से हाइलाइट कर सकते हैं।
Excel में Conditional Formatting के मुख्य कमांड्स और उनका उपयोग:
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1.1 Highlight Cells Rules (हाइलाइट सेल नियम)
यह विकल्प आपको किसी सेल के मान के आधार पर उसे हाइलाइट करने का अवसर देता है।
Step-by-Step Guide:
1. सिलेक्ट करें: सबसे पहले उन कोशिकाओं (cells) को सिलेक्ट करें, जिन्हें आप हाइलाइट करना चाहते हैं।
2. Conditional Formatting पर क्लिक करें: Home टैब में, Conditional Formatting विकल्प पर क्लिक करें।
3. Highlight Cells Rules को चुनें:
Greater Than: यदि किसी सेल का मान विशेष सीमा से अधिक है, तो उसे हाइलाइट करें।
Less Than: यदि किसी सेल का मान विशेष सीमा से कम है, तो उसे हाइलाइट करें।
Between: यदि मान एक निश्चित सीमा के बीच आता है, तो उसे हाइलाइट करें।
Equal To: यदि मान समान है, तो उसे हाइलाइट करें।
4. अपना कंडीशन सेट करें: संबंधित बॉक्स में सीमा दर्ज करें और उपयुक्त रंग चुनें।
5. OK पर क्लिक करें: आपके चयनित सेल अब उस शर्त के आधार पर हाइलाइट हो जाएंगे।
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1.2 Top/Bottom Rules (शीर्ष/निचला नियम)
इस विकल्प का उपयोग करके आप सबसे बड़े या सबसे छोटे मानों को हाइलाइट कर सकते हैं।
Step-by-Step Guide:
1. सिलेक्ट करें: उन कोशिकाओं को सिलेक्ट करें, जिन्हें आप स्वरूपित करना चाहते हैं।
2. Conditional Formatting पर क्लिक करें, फिर Top/Bottom Rules विकल्प को चुनें।
3. चुनें:
Top 10 Items: सबसे बड़े 10 मानों को हाइलाइट करें।
Bottom 10 Items: सबसे छोटे 10 मानों को हाइलाइट करें।
Above Average: औसत से बड़े मानों को हाइलाइट करें।
Below Average: औसत से छोटे मानों को हाइलाइट करें।
4. अपना कंडीशन सेट करें और एक रंग चुनें।
5. OK पर क्लिक करें।
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1.3 Data Bars (डेटा बार्स)
डेटा बार्स का उपयोग करके आप डेटा के मान को बार के रूप में प्रदर्शित कर सकते हैं, जिससे तुलना करना आसान हो जाता है।
Step-by-Step Guide:
1. सिलेक्ट करें: उन कोशिकाओं को सिलेक्ट करें जिनमें आप डेटा बार्स जोड़ना चाहते हैं।
2. Conditional Formatting पर क्लिक करें, फिर Data Bars विकल्प पर जाएं।
3. चुनें: यहां आप दो प्रकार के डेटा बार्स देखेंगे:
Gradient Fill: रंगों के ग्रेडिएंट के साथ बार्स।
Solid Fill: ठोस रंग के बार्स।
4. अपने पसंदीदा रंग का चयन करें और OK पर क्लिक करें।
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1.4 Color Scales (रंग स्केल्स)
रंग स्केल्स का उपयोग करके आप सेल के मान के आधार पर विभिन्न रंगों में परिवर्तन कर सकते हैं। यह दृष्टिगत रूप से डेटा के पैटर्न को समझने में मदद करता है।
Step-by-Step Guide:
1. सिलेक्ट करें: उन कोशिकाओं को सिलेक्ट करें जिनमें आप रंग स्केल्स जोड़ना चाहते हैं।
2. Conditional Formatting पर क्लिक करें, फिर Color Scales पर क्लिक करें।
3. चुनें: यहां आपको विभिन्न रंगों की स्केल्स दिखाई देंगी। जैसे कि:
Green-Yellow-Red: अधिकतम मान को हरे रंग से, न्यूनतम को लाल रंग से दिखाता है।
Red-Yellow-Green: इसके विपरीत।
4. OK पर क्लिक करें: आपके डेटा में रंग स्केल्स लागू हो जाएंगे।
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1.5 Icon Sets (आइकन सेट्स)
आइकन सेट्स का उपयोग करके आप अपने डेटा को आइकन के रूप में प्रदर्शित कर सकते हैं। यह तुलनात्मक जानकारी को एक दृष्टिगत रूप में प्रस्तुत करता है।
Step-by-Step Guide:
1. सिलेक्ट करें: उन कोशिकाओं को सिलेक्ट करें जिन्हें आप आइकन सेट्स के माध्यम से प्रदर्शित करना चाहते हैं।
2. Conditional Formatting पर क्लिक करें, फिर Icon Sets को चुनें।
3. चुनें: यहां आपको विभिन्न प्रकार के आइकन मिलेंगे:
3 Arrows (Up/Down): वृद्धि और गिरावट को दिखाने वाले तीर।
3 Flags: उच्च, मध्य और निम्न मान के लिए ध्वज।
4. OK पर क्लिक करें: आइकन सेट लागू हो जाएंगे।
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1.6 New Rule (नया नियम)
यदि आप अपने डेटा पर कस्टम शर्तों के अनुसार स्वरूपण लागू करना चाहते हैं, तो आप New Rule का उपयोग कर सकते हैं।
Step-by-Step Guide:
1. Conditional Formatting पर क्लिक करें, फिर New Rule पर क्लिक करें।
2. Rule Type चुनें:
Format cells based on their values: सेल के मान के आधार पर स्वरूपण लागू करें।
Use a formula to determine which cells to format: कस्टम फ़ॉर्मूला का उपयोग करें।
3. फ़ॉर्मूला दर्ज करें (यदि आवश्यक हो) और फिर Format पर क्लिक करें।
4. Format बॉक्स में अपना रंग, फ़ॉन्ट, बॉर्डर आदि सेट करें।
5. OK पर क्लिक करें।
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1.7 Clear Rules (नियम हटाएं)
यदि आप किसी सेल पर लागू किए गए सभी कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियमों को हटाना चाहते हैं, तो आप Clear Rules का उपयोग कर सकते हैं।
Step-by-Step Guide:
1. सिलेक्ट करें: उन कोशिकाओं को सिलेक्ट करें जिन्हें आप से हटाना चाहते हैं।
2. Conditional Formatting पर क्लिक करें, फिर Clear Rules पर जाएं।
3. चुनें:
Clear Rules from Selected Cells: चयनित कोशिकाओं से नियम हटाएं।
Clear Rules from Entire Sheet: पूरी शीट से सभी नियम हटाएं।
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